商務信函寫作指南
1、稱呼稱呼是寫信人對受信人的尊稱,主要依據相互間的隸屬關係、親疏關係、尊卑關係、長幼關係等而定,一般都用“敬語+稱謂”的形式組成。如:“尊敬的王總經理”、“親愛的劉主任”、“尊敬的董事長先生閣下”等。對某些特殊的內容或與境外華文地區的人員往來還可加上“提稱”如:“尊敬的王博士總經理海成先生臺鑒”、“親愛祕書明玉小姐雅鑑”等等。
(頂格寫,後面加冒號。)
2、啟詞啟詞是信文的起首語,可有多種表示法。如問候式的“您好”、“別來無恙”;思懷式的“久不通訊,甚為懷想”、“去國半載,諒諸事順遂”等;讚頌式的“新春大吉”、“開張大吉”等;承前式的“上週曾發一傳真件,今仍具函,為××事”,“貴公司×月×日賜函已悉”等等。不分物件,不論內容,一律以“您好”為書信之啟詞,實在極不恰當。此外,公務書信的啟詞還可用“茲為、茲因、茲悉、茲經、茲介紹、茲定於”;“頃聞、頃悉、頃獲”;“欣聞、欣悉、欣逢、值此”,以及“據瞭解、據報、據查實”等一系列公文用語,以提領全文。(在稱呼下面另起一行,前空兩格!)
3、正文正文是書信的主體,是書信能否達到寫信人理想效果的關鍵。一封信可以專說一件事,也可以兼說數件事,但公務書信應該一文一事。正文要清楚、明瞭、簡潔,並注意情感分寸,不應有暱褻輕狂之嫌,也不可顯侮蔑輕慢之意。
(在啟詞下面另起一行空兩格。)
4、酬應過渡正文結束時,可寫幾句酬應性的話作為全文的過渡。如“我方相信,經過此次合作,雙方的友誼將有進一步發展”。又如“再次表示衷心的感謝”或“代向公司其他同志問候”等等。也有用公務書信的常用結語過渡,如“特此函達、特此說明、特此重申、特此函詢、特此致歉”,或“肅此專呈、肅此奉達”,也有“特此鳴謝、敬請諒解、尚祈垂察、務請函覆、至希鑑諒”,以及“承蒙惠允、承蒙協辦、承蒙惠示、不勝榮幸、不勝感激”等等。
(過渡一下更符合禮儀規範)
5、祝頌詞書信的最後,寫祝頌詞是慣例。由於寫信人與受信人的關係各有不同,書信內容各有不同,祝頌詞的寫法便呈多種多樣。誠祝生意興隆”等等,有時,往往用簡單的一兩句話,寫明希望對方答覆的要求。如“特此函達,即希函覆。”同時寫表示祝願或致敬的話,如“此致敬禮”、“敬祝健康”等。祝語一般分為兩行書寫,“此致”、“敬祝”可緊隨正文,也可和正文空開。“敬禮”、“健康”則轉行頂格書寫。
6、簽署書信的簽署以寫信人全名為要,不能只籤個姓氏或習慣稱呼,如“老王、小王、小李、張主任、趙經理”等,而要完整地寫成“××部主任張金水”、“××公司經理王富成”或者“××公司辦公室祕書李倩”、“××部業務員劉震”等。今天,許多書信都以計算機制成,但即使已列印了姓名,仍應再以手書籤署一遍,這既表信用,亦示誠意。對某些特殊物件,署名後應有具名語,如“謹上、謹呈、敬述”等,以表示對受件者的尊重。
(通常中文信函寫在結尾後另起一行(或空
一、二行)的偏右下方位置,但一般E-mail商務信函也可靠左)以單位名義發出的商業信函,署名時可寫單位名稱或單位內具體部門名稱,也可同時署寫信人的姓名。
7、日期日期明確本是應用文寫作的基本要素,書信自然不可缺了這一項。日期必須準確,表現出寫信人的負責態度,而萬一記錯日期,也許會因此而誤事。(寫信日期—般寫在署名的下一行或同一行偏右下方位置。)
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師長推薦函
師長推薦函範文誠致諸位教授先生:本人教導高○○高二、高三的化學,他是84學年度數理資優甄試保送進入雄中。他在化學領域中有不斷求知的精神與毅力。他學習態度積極主動,反應靈活快速,且能舉一反三,具創造力。他的表達能力條理分明,課餘時間亦能涉獵課外書籍以開拓視...
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委託函的格式
________________中心:我單位XXX同志因執行XXXX任務,將於X年X月X日前往XXX國家(地區),在外停留XX天,費用XX支付。因該同志的人事檔案寄存貴中心,特委託辦理相關外事手續。(單位名稱並蓋章)XXXX年X月X日...
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催款函有哪幾種形式
一、催款函有哪幾種形式催款函的形式主要有:1、便函式以信函的形式寫作。2、表格式人們在長期實踐基礎上約定俗成的固定表格,使用時直接填寫即可。二、製作催款函應注意哪些事項催款方在製作中應注意以下事項:1、催款函應包括以下內容:(1)欠款方名稱(2)欠款事項(3)欠款時...
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推薦函格式
敬啟者:您好,敝人以非常誠摯的心向您推薦×××同學,××個性開朗、積極進取,在擔任班上的00職務期間,負責盡職,深獲師生一致的肯定,是位不可多得且令人欣賞的學生。身為××的英文老師的我,非常欣賞該生的認真向學及謙虛有禮的為人處事態度。特別是該生上課時的靈活反...