辦事處管理2篇 高效辦事處管理：實現卓越成果

辦事處管理是企業組織結構中的重要環節，它涉及到人員管理、資源分配及業務流程控制等方面。一個高效的辦事處管理可以保證企業運作的順利進行，提高工作效率和客戶滿意度。本文將介紹辦事處管理的關鍵要素和實施方法，幫助讀者瞭解並應用於實際工作中。

第1篇

隨著銷售網路的擴張，許多公司不可避免四處增設辦事處（分公司、直營店），以下一併簡稱辦事處，辦事處的功能是為了拓展某區域的銷售併為母公司創造業績。為了開展業務，辦事處必須具備一定的經營自，涉及到財權、物權、人權，防範辦事處財產損失，是許多財務管理者必須思考的問題，如何抓住財務管控的關鍵節點，如何平衡業績和風險，淺思一二。

一般認為辦事處存在一些普遍性的控制節點：為開展銷售業務、及時交貨必然會在辦事處存放一些樣品樣機及正品庫存，存貨安全必須考慮。銷售過程中會涉及應收款項、資金回籠，必須保證貨款安全。辦事處的存在還會涉及到費用報銷等，要求設定一定的制度來規範費用報銷。對辦事處人員的績效考核會涉及辦事處的財務核算方法。是否需要在辦事處設定財務人員，財務人員與辦事處經理（主管）的關係，是否母公司委派等。銷售價格的管控。銷售（促銷）政策的審批。薪酬制度設計。單據的領用保管制度設計。以辦事處名義對外簽訂的經濟合同、協議的審批制度。辦事處印章的管理制度。辦事處人員備用金及借款制度。固定資產管理制度等。

二、理清出關鍵控制節點，制定相應的流程制度來規範並執行

首先，制定合理的存貨調撥制度。辦事處既不能因為缺貨影響銷售，也不能因為避免缺貨而閒置大量的存貨，所以必須根據銷售預測、歷史經驗、在途時間、最低安全庫存制定日常存貨調撥計劃，安全庫存的設定也需要經常修正，但不能頻繁修正，除非發生異常銷售情況，一般情況下3個月、半年以上才修正一次。銷售預測的資料應該直接來自於終端導購，銷售網點，並經財務人員經過綜合分析由辦事處主管做最後判斷。辦事處必須有一份每天保持更新的下轄所有銷售網點的存貨進銷存彙總報表，以便及時做出調撥計劃，調撥可以在辦事處與母公司之間，辦事處與辦事處之間，辦事處倉庫及下轄銷售網點之間進行，目的`就是減少缺貨或者避免存貨長時間閒置。

其次，每天及時彙總一份準確的經銷存報表需要一定的技術手段，如果銷售網點數量巨大，完全依賴人工傳遞單據並當天處理完所有單據非常困難。現在主流的技術手段就是將erp配置到銷售終端，掃描槍等。最新的技術手段是利用移動通訊技術開發出來的資料庫，即終端銷售人員只要用手機掃描或用固定格式發簡訊，就能形成資料報表。隨著4g網路的逐漸普及，技術手段會變的越來越豐富，手機將能夠完成移動pc所有的功能。如果終端沒有pc機，也沒有智慧手機，但是工作還是要做，必須要用人對人的簡訊方式收發，收到簡訊人員進行彙總統計。

第三，必須建立一套綜合性的盤點制度。產品數量50種以下計量方式簡單（可探討）的辦事處終端銷售人員及導購必須每天盤點自行對賬；每週終端銷售人員必須書面簽字盤點單交財務人員；每月必須進行一次由財務人員主導的全面盤點；終端存貨管理人員交接必須在存貨盤點清單經雙方人員簽名確認；每月由辦事處財務人員編寫一份存貨盤點報告經辦事處主管簽字確認後郵寄回母公司財務部。盤點制度一經確認，辦事處任何人員不得以銷售忙等藉口對抗盤點制度，對盤點工作的工作人員要嚴厲處罰。

第四，涉及存貨的主要舞弊行為主要包括以下幾個方面。工作人員借走某種存貨長期不還；以假品代替正品；銷售人員從本公司經銷商及其他渠道獲得本公司產品進行售賣並從中牟利；銷貨以後未及時銷賬，盤點弄虛作假，不辦理正常離職手續就離開工作崗位；存貨管理人員將存貨挪用、侵佔，最後逃跑。

第五，所有制度流程無法全部規避舞弊行為，但是制度仍然不可缺少。針對上述舞弊第一種情況直接規定辦事處的存貨任何人不得借用，擅自借用一經發現對保管人進行幾倍以上的處罰；第二種情況目前比較可行的就是對所有的產品貼上可驗證的防偽標籤，有的產品不適合貼防偽標籤，公司客服人員對客戶的回訪就會顯得比較重要，如果不能及時發現此類情況，對公司的質量形象會產生極大的影響；第三種從本質上來說與第二種舞弊行為有異曲同工之妙，也不好發現，很難規避，或許能依靠財務分析從中找出一些異常。常年不拿提成的終端銷售人員，乾的非常穩定；業績經常忽高忽低的銷售網點；這兩種人員和網點都需要重點監控。我們可以假設第一種工作人員有舞弊行為直接淘汰。對於業績忽高忽低的銷售人員或者銷售網點要加強巡店的力度，嚴重懷疑的網點可以直接進行釣魚執法。第四、五種舞弊行為其實偷盜行為，屬於刑事犯罪，而在實際發生過程中，用人單位在法庭上卻很難提供有力的證據，導致追索失敗，及時盤點和抽盤能提早發現異常情況，人品不好什麼制度都會完全失效，不定期的臨時檢查能保持一定的高壓態勢，能減少此類情況的發生

首先，可以根據業務、行業特點決定是否可以給辦事處信用授權。從貨款安全形度出發，一般不對辦事處進行信用授權，消費品、服務業行業辦事處只限於現貨交易，大宗商品行業辦事處信用授權應格外謹慎，先收錢再發貨應該是企業管理者重要理念，或者把風險轉嫁給中介機構。

其次，終端實現的現金銷售必須讓現金匯款快速上交到辦事處財務人員中，辦事處財務人員應該在規定的時間內將款項全數打回母公司賬戶。為了減少現金傳遞的麻煩，可以大力推廣免費試用的商業銀行的pos機，可以繫結私人賬戶的pos機、手機刷卡器等則要杜絕使用，辦事處不得私設賬戶，每週五之前財務人員必須把所有貨款打回母公司，每天下班前高於多少錢（可探討）必須全數打回母公司。銷售人員收到的現金上交財務人員的間隔不能超過兩天。第三，可以設定現金回款指標考核辦事處人員。第四，嚴禁將貨款用於費用報銷、個人借款等事項

首先，針對少報銷售額的舞弊行為。沒有議價空間的商品幾乎是不存在的，所以在可能的情況下，業務往來單據儘可能採用機打，特別是涉及到多聯次的單據，機打顯得尤為重要。單據應該是企業委託外單位自制的，不能隨意購買市場上的通用單據，要派人隨時檢查銷售網點除公司規定的單據外是否還存在其他私自購買使用的單據。任何一次銷售過程完成以後，都必須留下客戶的聯絡號碼，如果沒有留下要給予當事人、主管嚴厲處罰，客服人員或每月指定人員對客戶回訪必須有一定次數的價格數量及質量溝通確認事項，給舞弊行為造成心理壓力。貨款檢查的重點是不需要開發票的客戶，財務分析同樣適用，針對不需要開票的交易行為，如果價格又明顯偏低，可以仔細查詢是否經常相同的業務人員出現在這樣的交易中，並按出現的概率進行排名，連續幾個月穩定排在前面的銷售人員需要重點關注，如果整體業績不好的可以直接開除，其他可以採用安裝攝像頭，調查易等來進行取證。

其次，針對挪用侵佔貨款的舞弊行為。這類行為銷售人員、管理人員、財務人員都有可能發生，除了及時對賬保持心理壓力外，比較可行的辦法就是保持人員之間的制衡，此類行為如果是單獨人員的行為，及時對賬盤點應很容易被發現，幾個人員的聯合舞弊就比較難以發現，而且能採用的技術手段非常有限，唯一能做的就是用制度來規範貨款在辦事處的停留時間，以減少舞弊的客觀條件。

辦事處報銷人員辦事處財務人員稽核辦事處經理（主管）稽核母公司財務（經理）稽核母公司總經理審批。

為應付緊急日常支付事項，可以設定備用金管理制度，在備用金額度內可以在辦事處經理單獨授權的情況下預先支付，如果後續在母公司核銷過程中得不到母公司批准，所有損失由辦事處經理承擔或可制定所有費用預付款都需要得到母公司審批；對重要的日常性的費用控制可以直接進行額度控制，如可以規定業務招待費每月控制在多少金額；建立預算管理制度。

虛構經濟業務事項。報銷事項用於個人用途。超標準、超審批許可權，用辦事處貨款或備用金報銷取現。

首先，針對虛構經濟業務事項，所有費用報銷必須憑票報銷，現金付訖的要對方開據加蓋財務章的收據，非日常性的費用支出需事先母公司報批經核准後才能發生；可以從實際情況出發，對超過一定額度的費用支出必須簽訂協議。其次，針對重複發生公私較難辨別的費用事項可以進行總額控制。主要針對通訊費、汽油費、業務招待費等。第三，針對第三種舞弊事項，母公司必須建立財務巡查制度或定期審計制度，或針對費用制度執行情況開展專項審計。

第2篇

首先，街道辦事處財務管理有非常重要的政治意義，它關乎黨群關係，關乎政府形象。街道辦事處是本級政府的派出機構，它是基本城市化的行政區劃，專門管理街道工作，是當地的經濟社會管理機構等，街道辦事處下轄若干社群居民委員會或者是行政村，和當地居民關係較為緊密。因此，街道辦事處的工作會影響到黨和政府的形象，它是居民判斷黨和政府是否廉政、勤政的重要參照，對街道辦事處的工作關注度需要提升到戰略高度，特別是街道辦事處的財務工作。

其次，街道辦事處加強財務管理有利於街道辦事處自身的發展。目前，街道辦事處的財務管理還有很多問題，在建設和諧社會和小康社會的歷史機遇中，街道辦事處更是要抓好自身的財務管理工作，將其作為街道辦事處規範自身工作的切入點和提升點。這樣有利於提升街道辦存在的現實意義，使街道辦可以做好自身服務角色的轉變，提升其服務職能和公共職能，使其得到群眾的認可。

再次，街道辦事處加強財務管理有非常重要的經濟意義。街道辦事處是政府的基層組織，它的財務管理能夠讓政府知曉基層經濟發展，知曉基層的經濟資料，有利於提升社會資源分配的合理性，為政府的決策提供參考依據。另外，在金融危機影響到財政收支的現狀下，在建設節約型、和諧社會的歷史號召下，街道辦事處的財務管理能夠讓街道辦事處的行為更加科學，提升資金使用效率，節約資金支出等，最終也促進和諧社會的建設。

二、街道辦事處財務管理現存的主要問題

第一，財務人員素質不高。一般街道辦事處的財務會計人員較少，很多街道辦事處難以招聘到合適的財務會計人員，從事財務工作的人員很多是隨意搭配的，他們的專業水平較差，不能夠按照專業的規範進行會計處理，因此造成賬務處理很不標準。另外，街道辦事處的財會人員調動較為頻繁，財務類崗位也沒有辦法互相協調和監督，工作的交接較差。

第二，財務基礎薄弱。目前，街道辦事處的財務管理制度仍然比較落後，沒有完善的相關制度設計和執行，這造成了財務管理的無序。很多街道辦事處沒有相應的預算、決算制度和資金管理制度，這就導致了街道辦事處的經費支出、辦公開支等沒有有效的監控，在資金的使用和管理上也沒有計劃，審批混亂，資金安全性差，運營效率差。

第三，固定資產管理核算不完善。首先，在核算上由於技術素質不夠，很多會計人員並沒有分清固定資產和低值易耗品、投資性房地產等專案，造成很多不符合固定資產的專案入賬，而有些應入賬專案卻沒有入賬。其次，在管理上簡單粗放，容易產生賬實不符的現象。例如，有些固定資產並沒有定期盤點，沒有及時對調入、報廢的固定資產進行記賬；有時候街道辦事處無償使用所屬社群購置併入賬的辦公裝置等並沒有開具調撥單等。

第四，財務核算不真實。很多街道辦事處按照其內設部門分別設賬，向財政部門提供也不是合併報表，而是行政經費賬的報表，這就會導致報表難以全面反映街道辦的總體財務，影響了政府部門分配社會資源，也不利於廉政建設。街道辦容易出現財務核算不實，決算不準的現象，如街道辦將收取的道路改造配合勞務費計入暫存款科目，就導致收支不準確等現象。

第五，重大事項履行不規範。首先，很多街道辦在工程管理上不嚴格，如有些街道辦在辦公樓裝修中並未將該工程單獨核算，完工也沒有編制竣工財務決算表等，這就缺乏對工程質量、竣工及結算的管理。其次，有些街道辦事處的大額支出沒有相應的合同，有時有些街道辦在做宣傳、廣告等支出並沒有和設計公司及其他供貨單位簽訂合同，結算也沒有簽字驗收等；另外，有些街道辦事處並沒有通過政府採購系統進行採購，而是自行購買一些裝置。

三、街道辦事處現存財務問題的主要原因

第一，街道辦事處定位不明確、職權不匹配。在我國目前“兩級政府，三級管理”的體制下，街道辦事處作為同級政府的派出機構，除了有大量的行政管理事務外，還有事業、經濟、城管等職能，職能迅速膨脹，大量的行政、執法、街道經濟發展等任務壓力導致街道辦的工作重心容易發生偏離，經濟職能壓力大，容易導致政企不分，這就會讓街道辦難以集中精力搞好自身的財務工作。

第二，領導不重視，法制意識不強。街道辦領導對財務管理的重視程度不足，很多領導並沒有理解到財務管理的重要性，僅僅將財務管理的規範性認定為財務人員不貪汙、資料準確即可。為了各種目的街道辦領導也會大力進行投資等，財經紀律性不足，在財經法律意識的認識上較為薄弱。而有些街道辦的領導在接待費等的開支也沒有限制，對公款的使用沒有嚴格按照國家的規定，甚至用公款搞個人娛樂，本位主義思想嚴重，沒有處理好國家、集體和個人的利益關係，權力濫用現象嚴重。

第三，財務管理體制並不健全。目前很多當地政府仍然沒有對街道辦進行有效的管理，很多市區級政府並沒有對街道辦、鄉鎮等進行有效系統的財務監督，沒有設立專職的.機構，也沒有配置專職的人員進行該項工作，主要還是靠財政部門的會計科人員兼任，這就容易導致當地政府無法直接瞭解到街道辦的財務水平和資產分佈情況，也沒有正確地將這些單位的財務預算納入正常統一的預算內，街道辦財務人員碰上相應的問題也難以向上級專業人員進行諮詢等，容易出現問題，無法及時準確地傳遞單位的經濟資訊等。

四、街道辦事處提升財務管理水平的措施

（一）進一步規範街道辦事處職能，集中精力做好社群服務和公共服務

街道辦事處的職能過於膨脹導致其精力分散，無法做好本職工作。政府要規範街道辦事處的職能，轉變自身的職能，作為基層政府組織的街道辦事處，它需要剝離職能中的“非政府”因素，將其職能範圍收縮至社群管理和公共服務上，將原本屬於社會和市場的職能交由市場和社會來承擔，以利於其他組織作用的發揮，並充分發揮企業、市場對街道經濟的帶動效應。這樣街道辦事處才能夠有精力和時間集中於提升自身社群和公共服務職能，這才能逐步提升其財務管理水平。

這種職能的收縮可以參考上海市的社群建設改革方案，它的方案主要是對社群職能的重新劃分。對於綜合協調管理的職能要區分工作內容，只有對社群街道內的社會性、公益性、群眾性工作內容才是以街道辦事處負責牽頭進行；對於監督專業管理的職能，如公安、工商、稅務等，由專業部門承擔，街道辦事處則只是起到監督、督促和配合的作用；對於組織公共服務職能的改革，街道辦事處也只是承擔和當地群眾關係密切的服務事項；對社群自治指導工作，街道辦事處主要是指導、幫助、服務當地社群內的自治組織和自治制度的建立等。這樣的改革能夠為街道辦事處的職能進行剝離，利於街道辦事處自身職能的體現。

（二）領導重視，加強領導幹部的任期經濟責任審計，完善財務管理和監督制度

當地政府要高度重視街道辦事處的工作，將其財務管理、街務公開作為和諧社會建設的一項大事情抓好抓牢，將該工作納入街道辦事處人員考核和責任管理的重要內容，並將其納入街道辦事處領導的年終政績考核內容。審計部門也要加強對街道辦事處領導幹部的任期經濟責任審計，並抓緊這項工作，可以進行任期事中的審計，加強對這些領導幹部的經濟監督和審計。

同時，當地市區政府還需要建立專職的部門，配置專職的人員加強對街道辦和鄉鎮政府等的財務管理進行監督和管理，及時對街道辦事處等宣傳最新的財經法規和政策，並提供相應的諮詢和輔導等，市區政府也要通過各種形式的宣傳教育加強對街道辦事處財務管理人員的培訓等服務。街道辦事處需要定期向是區政府提供月度、季度、年度的報表，由區政府進行稽核以查錯防弊，並發現其主要的問題予以有針對性地教育和提升。

（三）建立財務核算中心，完善人員配置，加強內部控制制度和程式

街道辦事處要建立財務核算中心，以集中反映街道辦和其所屬部門的財務收支，全面、及時、準確地反映整個街道辦的財務狀況，可以在街道辦及其所屬部門內成為財務核算中心，並配備相應的專業人員，將所屬單位的資金和財務活動納入街道辦的財務中心管理，進行統一的資金核算和會計核算。對人員的招聘要加強對人員專業素質的考核和評估，進行公開的招聘，在招聘中對人員的專業素質進行門檻限制，減少關係戶的影響；在招聘後要加強崗前培訓，實行持證上崗等制度，加強對財會人員的動態考核和提升，通過形式多樣的考核和培訓等加強財務人員的自我提升和相互提升。