企業檔案管理規定3篇 企業檔案管理: 更高效、更可靠

本文主要介紹了《企業檔案管理規定》的內容及其重要性。該規定是針對企業檔案管理而制定的，旨在確保企業檔案的安全儲存、合理利用和有效管理。它涵蓋了檔案的分類、保管、整理和利用等方面的具體要求，有助於提高企業檔案管理的規範化水平，有效保護企業資訊資產，併為企業發展提供支援和依據。

第1篇

為加強本公司文書立卷工作，完善檔案管理制度，特制定本規定。

歸檔的檔案材料必須按年度立卷，本單位內部機構在工作活動中形成的各種有儲存價 值的檔案材料，都要按照本規定的規定，分別立卷歸檔。

公文承辦部門或承辦人員應保證經辦檔案的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽 存)。結案後及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的檔案材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷燬。

堅持部門收集、管理檔案材料制度。各部門均應指定專(兼)職文書人員，負責管理本部門的檔案材料，並保持相對穩定。人員變動應及時通知檔案室。

凡本公司繕印發出的公文(含定稿和兩份列印的正件與附件、批覆請示、轉發檔案含被轉發的原件)一律由辦公室統一收集管理。

6.1 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的檔案材料，由主辦部門收集歸卷。會議檔案由會議主辦部門收集歸卷。

6.2 公司工作人員外出學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員核報差旅費時，必須將會議的主要檔案資料向檔案室辦理歸檔手續，檔案室簽字認可後財務部門才給予核報差旅費。

6.3 本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續，檔案室簽字認可後財務部門才給予報銷會議費用。

7.1 瞭解本部門的工作業務，掌握本部門檔案材料的歸檔範圍，收集管理本部門的檔案材料。

7.2 認真執行平時歸檔制度，對本部門承辦的檔案材料及時收集歸卷，每年的三月份

前應將歸檔檔案材料歸檔完畢，並向檔案室辦好交接簽收手續。

7.3 承辦人員借用檔案材料時，應積極地提供利用，做好服務工作，並辦理臨時借用檔案材料登記手續。

8.1 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等。

8.2 上級機關發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等檔案材料。

8.6 本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批覆、會議記錄、統計報表及簡報。

8.8 本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等檔案材料。

8.9 本公司幹部任免的檔案材料以及關於職工獎勵、處分的檔案材料。

8.11 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄影等。

各部門者要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的檔案材料，由專(兼)職文書集中統一保管。

各部門應根據本部門的業務範圍及當年工作任務，編制平時檔案材料歸卷使用的案卷類目。案卷類目的條款必須簡明確切，並編上條款號。

公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的檔案材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。

專(兼)職文書人員應及時將已歸卷的檔案材料，按照案卷類目條款，放入平時儲存檔案卷夾內對號入座，並在收發文登記簿上註明。

為統一立卷規範，保證案卷質量，立卷工作由相關部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負責組卷、編目。

案卷質量的基本要求是：遵循檔案的形成規律和特點，保持檔案之間的有機聯絡，區別不同的價值，便於保管和利用。

歸檔的檔案材料種數、份數以及每份檔案的頁數均應齊全完整，會議記錄、統計報表及簡報等要及時送檔案室存檔。

檔案室要定期開展檔案質量檢查。對於沒有及時歸檔或者歸檔資料不全、格式不符合要求的，應當及時予以糾正。

第2篇

1.1 公司人事檔案是指記錄和反映員工的經歷和德才情況的檔案。它是對員工任免、調動及管理分析的工具之一，也是人事考核的主要依據之一。為加強人事檔案的有效管理，特制定人事檔案管理制度。

1.2 人事檔案具有以下特性：真實性，這是員工個人經歷和德才情況的真實記錄;保密性，它屆黨和國家的機密;可靠性，它必須具有完備的手續;獨立性，它是以個人為立案單位。

i 幹部違紀處分決定、批覆等綜合材料，以及本人檢查、交待、申訴材料; j 取消或撤銷行政違紀處分決定、批覆、平反決定材料及本人申訴材料; k 後備幹部考核材料及登記表;

發展新黨員有關材料，如入黨志願書、入黨申請書及入黨政審材料和入黨轉正申請;

中共黨員違紀處分決定，批覆及處分的甄別材料及平反決定材料。

各種審批表：如勞動合同制審批表、調整工資審批表、學徒工定級審批表、復職審批表及要害作業崗位審批表;

e 撤銷對工人行政違紀處分決定、平反材料及本人申訴材料;

a 公司級以上先進生產者(勞模)、先進工作者(勞模)登記表及事蹟材料; b 幹部、工人死亡後組織上寫的悼詞;

c 幹部、工人非正常死亡的調查材料及善後處理意見。

3.1.1 歸檔的材料及名稱(或標題)應確切、清楚，並寫在材料醒目的位置。

3.1.2 歸檔的材料，應鋼筆或毛筆書寫，字跡工整、清晰。

3.1.3 歸檔的材料或表格，一律用十六開紙書寫或印刷，如必須用大號開紙印刷，允許按16開摺頁。

3.2.2. 按企業檔案分類規定，必須做到認真鑑別，分類準確編排有序，目錄清楚，裝訂整齊，達到檔案、卡片、人員、名冊四統一。

3.2.3 定期與不定期檢查案卷的擺放裝置，各項安全措施及庫房周圍的環境情況，若發現問題及時採取措施加以解決。

3.2.4 經常保持人事檔案與登記臺帳、案卷存放位置相一致，一旦發現問題及時採取措施糾正。

4.1 凡因下列需要借閱人事檔案，必須辦理借閱手續：

a 調資;b 提級考核;c 調動工作;d 任免事項;e 政審;f 組織處理;g入黨;h 出國;i 離、退休等。

4.2.1 只能由查閱單位的黨組織指派黨員到檔案室查閱，一般不外借;必須外借時，需經有關組織部門領導批准，但不得中途轉借。外借檔案必須在十五天內歸還。

4.2.2 查閱人事檔案人員，對檔案應嚴加保密，不得向無關人員洩密。

4.2.3 查閱人事檔案時，不準在材料上圈劃、摺疊、塗改、汙損、撤換、拆毀、拍照、影印。

4.2.4 閱檔時必須抄錄有關材料，需經檔案室主管人員同意。

4.2.5 組織、人事、紀委、保衛等部門查閱檔案時，須經本部門主管領導批准。

4.2.6 單位(部門)或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時，需履行以下手續：

由有關單位(部門)開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由、並加蓋公章。

黨委組織部門按照有關規定，結合利用者的要求，提供證明材料。

證明材料由黨委組織部門主管領導審閱，加蓋公章，然後登記、發出。

5.1 人事檔案轉入或轉出，人事檔案部門要審批手續完備，登記清楚，責任明確。

5.2 凡員工調動工作，做到人事檔案隨人走，避免人事檔案與人的工作單位不一致。

5.3 凡調往外省、市的工人、幹部，其本人檔案內黨委組織部門負責郵遞。

5.4.1 外省、市人事檔案，以機密件掛號郵寄，嚴密包裝。嚴禁本人攜帶或以平信郵寄。

5.4.2 市內人事檔案，由對方單位派人持介紹信提取，一般不應郵寄，不得本人攜帶

第3篇

為規範公司檔案資料管理，增強公司檔案資料的實用性和有效性，特制定本制度。

公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委託書、協議、合同(包括勞動合同)、工程資料、業主/客戶資料、專案方案、通知等具有參考價值的檔案資料。

公司的檔案資料管理由總經理/副總經理指定檔案資料管理員負責，各部門資料如各部門負責人指定檔案資料管理員負責。

1、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每年年終據此進行整理、剔除。

2、經確定需銷燬的檔案，由檔案管理員編造銷燬清冊，經公司領導及有關人員會審批准後銷燬。銷燬的檔案清單由檔案員永久儲存。

3、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

4、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。

5、保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

1、 公司的歸檔資料實行及時歸檔及年度歸檔制度，即：日常工作時間公司來往檔案/業主資料的歸檔及每年二月份為公司檔案資料歸檔。

2、各主管部門負責人應積極配合與支援檔案管理員各主管部門收集應該歸檔的原始資料。

3、凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。

4、各部門專用的收、發文件資料，按檔案的密級確定是否歸檔。凡機密以

5、檔案管理員根據公司實際情況及檔案資料的實際使用性實施檔案歸檔整理。

1. 公司檔案資料的分類根據公司的實際情況及檔案資料的查詢實用性歸檔。

2. 公司檔案資料的歸檔每年一次，屬於平時立卷歸檔的不在此規定範圍內。 七、檔案資料的儲存期限?

檔案儲存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外，依下列規定辦理：?

1、永久儲存：(1)公司章程;(2)股東名簿;(3)組織規程及辦事細則;(4)董事會及 股東會紀 錄;(5)財務報表;(6)政府機關核准檔案;(7)不動產所有權狀及其他債權憑證;(8)工程設計圖;(9)工程資料及業主資料檔案;(10)其他經核定須永久儲存的文書。

2、20xx年儲存：(1)預算、決算書類;(2)會計憑證;(3)事業計劃資料;(4)其他經核定須儲存20xx年的文書。

3、5年儲存：(1)期滿或解除之合約;(2)其他經核定儲存5年的文書。 4、1年儲存：結案後無長期儲存必要者。

5、規章由規章管理部門永久儲存，使用部門視其有效期間予以儲存。

1、檔案屬於公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批准不得借閱。

2、借閱部門保管的檔案材料，須經檔案所屬部門負責人批准。借閱檔案材

料，屬借閱部門經辦的，由部門負責人批准;借閱非本部門經辦的檔案材料，須經借閱的檔案資料的部門負責人及公司總經理/副總經理批准;借閱詳細的業主資料檔案必須由部門負責人報公司副總經理/總經理批准後借閱。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經公司總經理/副總經理批准。

4、借出檔案材料的時間不得超過一週，必要時可以續借。過期由檔案管理

員催還。需要長期借出的，須經公司總經理/副總經理批准。

5、借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉借或影印、不得拆卸、損汙

檔案，歸還時保證檔案材料完整無損。否則，追究當事人責任。

6、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，並報告主管部門及時處理。

7、會計檔案由財務部自行保管。會計檔案一律不準外借。內部調閱應經財

務負責人同意。外單位因特殊需要，查閱有關會計檔案時，應持正式公

文，並經公司領導同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司;如需摘抄、影印，應經財務負責人同意方可辦理。

1、 公司任何個人或部門非經允許不得銷燬公司檔案資料。

2、當某些檔案到了銷燬期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷燬審批表》交副總經理稽核經總經理批准後執行。

3、凡屬於密級的檔案資料必須由總經理批准方可銷燬;一般的檔案資料，由副總經理批准後方可銷燬。

4、 經批准銷燬的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批准的《公司檔

案資料銷燬審批表》和將要銷燬的檔案資料做好登記並歸檔。登記表永久儲存。

5、在銷燬公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理/副總經理指定專人監督銷燬。

1、無故延期或不交應歸檔的檔案材料的，一經發現，限期上交，經催交仍

拖延不交的，除責令其檔案負責人和單位領導寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，並予以通報批評。

2、公司各部門員工凡洩露公司檔案資料，經核實情況屬實，並無其他正當

理由的，公司將按情節的輕重進行處理。嚴重者將給予辭退處理。對塗改、拆散或未經公司領導批准轉借、影印或攜帶檔案外出的;視具體情況，對其部門領導和當事人各罰款500元～1000元，並予以通報批評。

3、公司各部門員工不按借閱期限歸還檔案資料的，限期歸還並責令其當事

4、公司各部門員工遺失檔案的，應立即報告。因遺失檔案，洩露祕密的，

經核實情況屬實，並無其他正當理由的，公司將按情節的輕重進行處理。嚴重者將給予辭退處理。