電子郵件禮儀集錦5篇 "電子郵件禮儀手冊：打造職場信任優質郵件"

電子郵件禮儀不僅是職場必備技巧，也是社交文化的重要組成部分。在快速發展的資訊時代，正確的電子郵件禮儀能提高工作效率、減少溝通誤會、促進人際關係建立。本文將為大家總結電子郵件禮儀的重要原則和常見誤區，希望能夠成為大家日常郵件往來的參考。

第1篇

電子郵件自打誕生以來發展突發飛進，日新月異，得到了越來越廣泛的使用。使用電子郵件進行對外聯絡，不僅安全保密，節省時間，不受篇幅的限制，清晰度極高，而且還可以大大地降低通訊費用。

一個電子郵件，大都只有一個主題，並且往往需要在前註明。若是將其歸納得當，收件人見到它便對整個電子郵件一目瞭然了。

電子郵件要便於閱讀，就要以語言流暢為要。儘量別寫生僻字、異體字。引用資料、資料時，則最好標明出處，以便收件人核對。

網上的時間極為寶貴，所以電子郵件的內容應當簡明扼要，愈短愈好。

主題要提綱挈領，新增郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄裡用短短的幾個字概括出整個郵件的內容，便於收件人權衡郵件的輕重緩急，分別處理。

在傳送電子郵件時要切記千萬不要空白標題，這是最失禮的。 最好寫上來自**公司的郵件，以便對方一目瞭然又便於留存，時間可以不用註明，因為一般的郵箱會自動生成，寫了反而累贅。 一封信儘可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便於日後整理；

最最重要的一點，主題千萬不可出現錯別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。

郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的迴應；最簡單的開頭寫個”你好”或者“您好”，開頭問候語是稱呼換行空兩格寫。 結尾常見的寫個”祝您順利”之類的也就可以了，若是尊長應使用“此致敬禮”。

email正文要簡明扼要，行文通順，若對方不認識你，第一件應當說明的就是自己的身份，姓名或你代表的企業名是必須通報的以示對對方的'尊重，點名身份應當簡潔扼要，最好是和本郵件以及對方有關，主要功能是為了收件人能夠順利地理解郵件來意。

如果事情複雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。最好在一次郵件中把相關資訊全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之後再發一封什麼“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。

如果郵件帶有附件，應在正文裡面提示收件人檢視附件，附件檔案應按有意義的名字命名，最好能夠概括附件的內容，方便收件人下載後管理，正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時，附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個檔案，如果附件是特殊格式檔案，因在正文中說明開啟方式，以免影響使用。

每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發件人資訊。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等資訊，但資訊不宜行數過多，一般不超過4行。你只需將一些必要資訊放在上面，對方如果需要更詳細的資訊，自然會與你聯絡。

收到他人的重要電子郵件後，即刻回覆對方一下，往往還是必不可少的,這是對他人的尊重，理想的回覆時間是2小時內，特別是對一些緊急重要的郵件。

如果事情複雜，你無法及時確切回覆，那至少應該及時的回覆說”收到了，我們正在處理，一旦有結果就會及時回覆，云云”。不要讓對方苦苦等待，記住：及時作出響應，哪怕只是確認一下收到了。如果你正在出差或休假，應該設定自動回覆功能，提示發件人，以免影響工作。

當回件答覆問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然後附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反覆交流，浪費資源。

對方給你發來一大段郵件，你確只回復“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎麼著也要湊夠10個字，顯示出你的尊重。

政務公文中電子郵件的寫作禮儀通過介紹電子郵件的寫作規範、電子郵件傳送禮儀、電子郵件回覆禮儀等幫助公務人員掌握電子郵件的使用規範和禮儀，從各個方面體現公務人員的素質和修養。

第2篇

現實環境中，我們在待人處事之間，常會根據對方的言行談吐、用字遣辭來衡量評估，並推敲其所要傳達給我們的訊息。相對地，自己也會因應不同的場合、物件來表現自己的意見與想法。 在使用email時，基本上也是如此，唯一的不同就是隻能透過文字來傳達感受，我們無法看到對方的肢體語言、聲調、表情，因此在文字上的表達就更顯得重要。通常在撰寫寄發email時，有以下幾點需要特別注意的：

大多數的人在看郵件時，都不太有耐心，而且也沒有太多的時間，所以所要表達的內容，儘量簡單扼要、條理分明，避免長篇大論。並善用郵件主旨(subject)，將主題於主旨內簡要說明，最好不要超過15個字，更易讓對方一目瞭然。

寫信是一門藝術。所謂戲法人人會變，只是各有巧妙不同。無論如何，字句的`段落分明、語意的清楚連貫，避免跳躍性的思考，以免對方產生誤解或摸不找頭緒。

建議在情緒不好時不要寫信，此時的語意的表達上可能會較激烈，可能會對雙方關係造成傷害。建議等心情較平靜的時候，再來寫信，可能會比較好點。另外，因為每個人的背景不同，對於文字表達上的認知也會有所不同。所以在文字的使用上，可能需要小心斟酌。

在信件往返之間，保留適當的引言，有助於提醒收信人上一次雙方談話的內容。但若引言太多太長的話，則可能會造成對方的困擾。

對不同的收信物件，可能會有不同的署名。但無論如何，在信件最後署名，以表示對對方的尊重。

在郵件寄出前，最好自己從頭到尾先檢查一遍。有沒有文法錯誤、語意不通或是錯別字的地方。尤其是寫給上司和客戶的郵件，更要特別注意。 以上，是一般我們寫信時的大原則，另外還有send to/copy to/bcc等欄位也是要特別注意！總之，email也是給別人的第一印象，若表現的好，可以有加分的效果；若沒有把握好，可是會讓對方打折扣的喔！智邦生活館

第3篇

近年來，在諸種電子通訊手段中跑出來一匹“黑馬”，它就是電子郵件。自打誕生以來，它的發展可謂突發飛進，日新月異。令人刮目相看。當前，它已經在商界得到了越來越廣泛的使用。

電子郵件，又稱電子函件或電子信函。它是利用電子計算機所組成的網際網路絡，向交往物件所發出的一種電子信件。使用電子郵件進行對外聯絡，不僅安全保密，節省時間，不受篇幅的限制，清晰度極高，而且還可以大大地降低通訊費用。

商界人士在使用電子郵件對外進行聯絡時，應當遵守的禮儀規範主要包括以下四個方面。

第一，電子郵件應當認真撰寫。向他人傳送的電子郵件，一定要精心構思，認真撰寫。若是隨想隨寫，是既不尊重對方，也不尊重自己的。

一是主題要明確。一個電子郵件，大都只有一個主題，並且往往需要在前註明。若是將其歸納得當，收件人見到它便對整個電子郵件一目瞭然了。

二是語言要流暢。電子郵件要便於閱讀，就要以語言流暢為要。儘量別寫生僻字、異體字。引用資料、資料時，則最好標明出處，以便收件人核對。

三是內容要簡潔。網上的時間極為寶貴，所以電子郵件的內容應當簡明扼要，愈短愈好。

第二，電子郵件應當避免濫用。在資訊社會中，任何人的時間都是無比珍貴的。對商界人士來講，這一點就顯得更加重要了。所以有人才會說：“在商務交往中要尊重一個人，首先就要懂得替他節省時間。”

有鑑於此，若無必要，輕易不要向他人亂髮電子郵件。尤其是不要以之與他人談天說地，或是隻為了檢驗一下自己的電子郵件能否成功地發出，更不宜隨意以這種方式在網上“徵友”。

目前，有不少網民時常會因為自己的電子信箱中堆滿了無數的.無聊的電子郵件，甚至是陌生人的電子郵件而煩心不堪。對其進行處理，不僅會浪費自己的時間和精力，而且還有可能會耽擱自己的正事。

不過一般而言，收到他人的重要電子郵件後，即刻回覆對方一下，往往還是必不可少的。

第三，電子郵件應當注意編碼。編碼的問題是，是每一位電子郵件的使用者均應予以注意的大事。由於中文文字自身的特點加上一些其他的原因，我國的內地、臺灣省、港澳地區，以及世界上其他國家裡的華人，目前使用著互不相同的中文編碼系統。因此，當一位商界人士使用中國內地的編碼系統向生活在除中國內地之外的其他一切國家和地區裡的中國人發出電子郵件時，由於雙方所採用的中文編碼系統有所不同，對方便很有可能只會收到一封由亂字元所組成的天書。

因此，商界人士在使用中文向除了中國內地之外的其他國家和地區的華人發出電子郵件時，必須同時用英文註明自己所使用的中文編碼系統，以保證對方可以收到自己的郵件。

第四，電子郵件應當慎選功能。現在市場上所提供的先進的電子郵件軟體，可有多種字型備用，甚至還有各種信紙可供使用者選擇。這固然可以強化電子郵件的個人特色，但是此類功能商界人士是必須慎用的。

這主要是因為，一方面，對電子郵件修飾過多，難免會使其容量增大，收發時間增長，既浪費時間又浪費金錢，而且往往會給人以華而不實之感。另外一方面，電子郵件的收件人所擁有的軟體不一定能夠支援上述功能。這樣一來，他所收到的那個電子郵件就很有可能會大大地背離了發件人的初衷，因而使之前功盡棄。

第4篇

主題是接收者瞭解郵件的第一資訊，因此要提綱挈領，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速瞭解郵件內容並判斷其重要性。

2.標題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用…才能顯示完你的標題;

3. 標題要能真反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如 “王先生收”，“有個問題”;

4.一封信儘可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，以便於日後整理;

5.可適當用使用大寫字母或特殊字元(如“* !”等)來突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼;

6.回覆對方郵件時，可以根據回覆內容需要更改標題，不要re re一大串。

郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的迴應;在多個收件人的情況下可以稱呼大家、all。

如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“x經理”;如果不清楚職務，則應按通常的“x先生”、“x**”稱呼，但要把性別先搞清楚。

不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高於自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“dear xxx”，顯得很熟絡。

最簡單的開頭寫一個“hi”，中文的寫個”你好”;結尾常見的寫個best regards， 中文的寫個”祝您順利”之類的也就可以了。

俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。

email正文應簡明扼要的說清楚事情;如果具體內容確實很多，正文應只作摘要介紹，然後單獨寫個檔案作為附件進行詳細描述。

正文行文應通順，多用簡單詞彙和短句，準確清晰的表達，不要出現讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵件，千萬不要學唐僧。

根據收件人與自己的熟絡程度、等級關係;郵件是對內還是對外性質的不同，選擇恰當的語氣進行論述，以免引起對方不適。

電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別人意見的'評論必須謹慎而客觀。 “郵件門”就是深刻的教訓!

如果事情複雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。

最好在一次郵件中把相關資訊全部說清楚，說準確。不要過兩分鐘之後再發一封什麼“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。

這是對別人的尊重，也是自己態度的體現。如果是英文email，最好把拼寫檢查功能開啟; 如果是中文email，注意拼音輸入法帶給你的弱智同音別字。

在郵件傳送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。

不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字型、加大字號等手段對一些資訊進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱度。

對於很多帶有技術介紹或討論性質的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。

8. 不要動不動使用 :) 之類的笑臉字元，在商務信函裡面這樣顯得比較輕佻

business email 不是你的情書，所以:)之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調出一定的輕鬆氣氛的場合，比如現在-:)

1. 如果郵件帶有附件，應在正文裡面提示收件人檢視附件

2. 附件檔案應按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的檔名

3. 正文中應對附件內容做簡要說明，特別是帶有多個附件時

4. 附件數目不宜超過4個，數目較多時應打包壓縮成一個檔案

5. 如果附件是特殊格式檔案，應在正文中說明開啟方式，以免影響使用;儘量使用通用格式，使的接收者不至於為了閱讀你的郵件而專門安裝特別的軟體

6. 如果附件過大(不宜超過2mb)，應分割成幾個小檔案分別傳送，

英文郵件只是交流的工具，而不是用來炫耀和鍛鍊英文水平的。如果收件人中有外籍人士，應該使用英文郵件交流;如果收件人是其他國家和地區的華人，也應採用英文交流，由於存在中文編碼的問題，你的中文郵件在其他地區可能顯示成為亂碼天書。

如果對方與你的郵件往來是採用中文，請不要自作聰明的傳送英文郵件給他;如果對方發英文郵件給你，也不要老土的用中文回覆。

3. 對於一些資訊量豐富或重要的郵件，建議使用中文。你很難保證你的英文表達水平或收件人中某人的英文理解水平存在問題，而影響郵件所涉及問題的解決。

中文老實點用宋體或新宋體，英文就用verdana 或 arial 字型，字號用五號或10號字即可。這是經研究證明最適合線上閱度的字號和字型。不要用稀奇古怪的字型或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務郵件。

每封郵件在結尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發件人資訊。雖然你的朋友可能從發件人中認出你，但不要為你的朋友設計這樣的工作。

電子郵件訊息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等資訊，但資訊不宜行數過多，一般不超過4行。你只需將一些必要資訊放在上面，對方如果需要更詳細的資訊，自然會與你聯絡。【絕大多數的電子郵箱都支援簽名檔的設定，你可以查詢一下你的郵箱中籤名檔如何配置】

引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人物件與場合，切記一定要得體。

對內、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過於正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在outlook中設定多個簽名檔，靈活呼叫。

3. 簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免成出現亂碼。字號一般應選擇比正文字型小一些。

收到他人的重要電子郵件後，即刻回覆對方一下，往往還是必不可少的,這是對他 人的尊重，理想的回覆時間是2小時內，特別是對一些緊急重要的郵件。

對每一份郵件都立即處理是很佔用時間的，對於一些優先順序低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過24小時。

如果事情複雜，你無法及時確切回覆，那至少應該及時的回覆說”收到了，我們正在處理，一旦有結果就會及時回覆，云云”。不要讓對方苦苦等待，記住：及時作出響應，哪怕只是確認一下收到了。

如果你正在出差或休假，應該設定自動回覆功能，提示發件人，以免影響工作。

當回件答覆問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然後附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反覆交流，浪費資源。

對方給你發來一大段郵件，你確只回復“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎麼著也要湊夠10個字，顯示出你的尊重。

如果收發雙方就同一問題的交流回復超過3次，這隻能說明交流不暢，說不清楚。此時應採用電話溝通等其他方式進行交流後再做判斷。電子郵件有時並不是最好的交流方式。

對於較為複雜的問題，多個收件人頻繁回覆，發表看法，把郵件越re越高，這將導致郵件過於冗長笨拙而不可閱讀。此時應即是對之前討論的結果進行小結，刪減瘦身，突出有用資訊。

如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回覆給他一個人就行了

如果你對發件人提出的要求作出結論響應，應該replay all，讓大家都知道;不要讓對方幫你完成這件事情 。

如果你對發件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應該與發件人單獨溝通，不要當著所有人的面，不停的re來re去，與發件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁傳送沒有確定結果的郵件。

為避免無謂的回覆，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回覆，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回覆”。

要區分to和cc還有bcc(區分收件人、抄送人、祕送人)

1. to的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回覆響應;

2. 而cc的人則只是需要知道這回事，cc的人沒有義務對郵件予以響應，當然如果cc的人有建議，當然可以回email;

3. 而bcc是祕送，即收信人是不知道你發給了bcc的人了的。這個可能用在非常規場合;

，cc中的各收件人的排列應遵循一定的規則。比如按部門排列;按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當的規則有助於提升你的形象!

在你轉發訊息之前，首先確保所有收件人需要此訊息。除此之外，轉發敏感或者機密資訊要小心謹慎，不要把內部訊息轉發給外部人員或者未經授權的接收人。

如果有需要 還應對轉發郵件的內容進行修改和整理，以突出資訊。不要將re了幾十層的郵件發給他人，讓人摸不著頭腦。

第5篇

電腦是我們工作的重要工具，電腦禮儀也會體現一個人的素質和教養。

1.雖然是公司的電腦，但也要倍加愛護，平時要擦拭乾淨，不用時正常關機，不要丟下就走；外接外掛時，要正常退出，避免導致資料丟失、電腦崩潰等故障。

2.還有的人公私不分，拿著個u盤，一會兒將個人電腦資料ctrl到公司電腦上，一會兒又將公司電腦資料ctrl到個人電腦上，這種現象被公司發現，肯定堅決制止。

3.在公司裡上網，要查詢與工作相關的內容和資料，而不是自己憑興趣檢視自己的東西。

4.很多公司不允許員工在公司電腦上打遊戲、網上聊天，但仍有人利用領導不在時私自偷玩，或用公司的內部網路“笑傲江湖”，從網站上下載圖片，這些都是違反勞動紀律的。

5.電子郵件在給人們帶來方便的同時，也帶來了職場禮儀方面的新問題。電子郵件是職業信件的一種，而職業信件中是沒有不嚴肅的內容的。

1)標題要提綱挈領，切忌使用含義不清、胡亂浪漫的標題，例如：“嘿！”或是“收著！”

新增郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄裡用短短的幾個字概括出整個郵件的內容，便於收件人權衡郵件的輕重緩急，分別處理。尤其是回覆的.信件，要重新新增、更換郵件主題是要格外注意的環節，最好寫上來自**公司的郵件，年、月、日以便對方一目瞭然又便於保留。

2)電子郵件的文體格式應該類似於書面交談式的風格，開頭要有問候語，但問候語的選擇比較自由，像“你好”、“hi”，或者僅僅是一個簡單的稱呼，結尾也可隨意一些，比如“以後再談”、“祝你愉快”等；也可什麼都不寫，直接註上自己的名字。但是，如果你寫的是一封較為正式的郵件，還是要用和正式的信箋一樣的文體。開頭要用“尊敬的”或者是“先生/女士，您好!”結尾要有祝福語，並使用“此致/敬禮!”這樣的格式。