替同事接電話不是義務但。。。

同事桌上的電話響了，而他正巧不在座位上，你會不會替他代接一下電話呢？這件職場上幾乎每天都能碰到的小事，卻折射出個人性格、部門特質、老闆風格，乃至企業文化等方方面面的不同來。

替同事接電話不是義務但關涉到職業風範

　　替同事接電話看似舉手之勞，卻並未成為職場中人的共識。據前程無憂的調查顯示，有56.7%的受訪者表示同部門的同事不在座位上時，通常會替同事代接電話；26.7%的受訪者表示視情況、同事關係和心情而定，偶爾會替同事代接一下電話；更有16.6%的受訪者乾脆表明從不會替同事代接電話。看來願意替同事接電話的人，並不如我們所想象的那麼多。

　　要不要替同事接電話，其實並沒有一個硬性規定，但不同的企業，對這個問題會有不同的默認規則，有些企業的主管在新人入職時就會明確提倡同事之間需要互接電話，並且還會對此做一個小小的基礎培訓，比如説：鈴響三聲前必須接聽；拿起電話時如何自報家門；接電話時的語氣該怎樣；怎樣用最簡短規範的語言説明情況並請來電者留下聯繫方式或者口信。而有些企業則要求員工管好自己的事情，別人的事情儘量少插手。

　　Vince：我們老闆很看重接電話這件事

　　原先我在一家台資企業做銷售，公司不大，老闆的規矩倒是很大，大到接待客户的規格小到打印傳真要如何節省紙張等方方面面都規定得很“死”很細。我們老闆規定，同事不在的情況下必須幫忙代接電話。有一次有個同事等鈴聲響了好一會兒才幫着接起電話，隔壁辦公室的老闆立刻衝過來訓斥了他一通，並且明確要求，鈴響兩聲就一定要接起電話，否則會給客户以及潛在客户留下效率低下的印象。

　　Rosa：新人試用期考核中有代接電話這一項

　　我在一家民企做HR助理，我們經理在新人的試用期考核中會從新人願不願意、主不主動替同事接電話這樣的細節來為留不留用他作為加減分。雖然不替同事接電話的後果不至於象遲到早退曠工等情況那樣馬上遭受處罰，但我們經理表示替同事接電話是一種樂於助人的職業態度，一種成熟的職業風範。

　　Luke：Team Leader暗示我不要代接電話

　　我是個IT男，剛畢業就有幸進了一家大公司做程序員。結果有一天正巧部門裏就我一個在座位上，主管的電話鈴聲響了，我很自然地代接了電話，卻因為剛進公司不久，對業務、人員架構以及客户都一無所知，在電話裏像個傻瓜一樣一問三不知，作出了很不職業的反應。事後，主管很委婉地批評了我好心做了壞事，並且暗示我以後不要代接電話。

後來我發現，不替同事接電話是我們部門一條不成文的規定，幾乎所有技術部的同事都默默遵循這條規則。也許這跟我們技術男寡言沉靜的性格有關，我們自己組的有些同事甚至互相之間一個月都説不上一句話。

　　專家Tips：

　　替同事接電話不是一項義務，但在力所能及的範圍如果能把事情做得圓滿，我們還是大可以顯示一下成熟的職業風範：　

　　1. 接聽辦公室電話而避免接聽手機：企業是一扇對外的窗口，一旦電話打到辦公室座機，都應視作是公事，如果無人接聽，就近的同事應該代為接聽；手機是私人物品，電話如果打至同事手機，無論是否公事，都可將其視作私人事件，不可碰觸，避免接聽，但可在事後提醒同事他的手機響過。

　　2. 一般鈴響兩聲後接聽：不要讓辦公室座機的鈴聲響得時間太長，以免給打電話者造成該公司欠缺職業化的印象。一般在鈴響兩聲後接聽，拿起電話時應禮貌地報出公司名或者自己的名字，用簡短規範的語言説明同事不在座位上這個情況，並請來電者留下聯繫方式或者口信。有些日資企業甚至規定在接聽電話時，還必須保持微笑的表情，即便對方看不見，因為這是一種尊重。

　　3. 老闆的電話不要接：有一種電話千萬不要隨便接，那就是老闆的電話。並非所有的老闆都有祕書，也並非所有的祕書都時刻在座位上。所以，當老闆桌上的電話鈴響起，而正巧你經過時，記得千萬不要熱心辦壞事，別接了不該接的電話，聽到了不該聽到的，這下子可真是後患無窮啊！（完）