職場溝通實用技巧,職場人必備技能
在職場上要想混得開,除了踏實肯幹,掌握溝通技巧也是必不可少的。今天就給大家總結兩點最簡單實用的技巧,讓溝通問題再也不會成為你升職加薪的障礙。
這是最重要但最容易被忽視的一點,好多人彙報工作時都會犯這樣的錯誤。例如:下週公司有重要客户來訪,老闆要你訂酒店,你大略查了一下資料,然後向老闆尋求意見。
你:“老闆,公司附近比較上檔次的有希爾頓,喜來登和萬豪,您看哪家最好呢”
領導:“都行”。
你一臉懵逼,都不知道怎麼選了。
記住,公司僱你來是解決問題的。所以,最好的方法是提出問題的同時,給出幾種準備好的方案,再把每種方案的優劣都列出來,最後把決定權交給領導,這樣既表明了自己的能力與準備,又充分的尊重和信任領導。
正確的打開方式是這樣:
你:“領導,準備訂五星級酒店,普通標準客房,希爾頓報價2000,喜來登2200,萬豪1900。喜來登含下午茶,希爾頓房間有點緊張,萬豪離公司稍微有點遠,綜合考慮,我推薦喜來登”
領導:“好,聽你的!”,領導抬起了頭,並露出一絲微笑。
這樣溝通還有一個好處,你羅列的過程中領導可能會想起許多細節,比如客人是少數民族,菜色上需要注意;最好給客人選擇周圍環境比較靜謐的房間;記得留着發票等,這些重要的細節對工作都很重要,但是你不提醒,領導可能也忘了。
領導的時間通常都被安排得滿滿當當,精力也只會放在最重要的事上,所以,彙報工作的第一原則就是簡潔,強烈推薦赫赫有名的“電梯彙報法”。
電梯彙報法又叫“麥肯錫30秒電梯理論”,起源於麥肯錫公司的一次沉痛的教訓。
一次,該公司的一位項目負責人在電梯間裏遇見了服務方的董事長,該董事長想利用乘電梯的三十秒鐘聽一個簡單的項目彙報,但是,這名負責人毫無準備,最終導致了公司流失了一名重要客户。
麥肯錫公司痛定思痛,從此以後要求所有員工必須能在最短的時間內講清楚項目。這就是如今流傳甚廣的“30秒鐘電梯理論”。
“電梯彙報法”是一種結構化思維,今天詳細給大家介紹的是PREP彙報結構:Position觀點、Reason理由、Evidence證據、Position重複觀點。
第一步:觀點
就是直奔主題,用一兩句話簡明扼要的説清核心觀點,比如:希望領導同意計劃、給預算、定時間、確定方案等等。
這點好多人有誤區,有的人總喜歡用自己做了什麼來開頭,比如:
“上週我見了客户,他認為我們……”
“這個月,我又做了一次市場調研,發現……“
“我分析了這幾個月的數據,發現……”
可能是想表現自己,或者想緩和一下緊張的心情,但是這些和領導有關係嗎?沒有的話,領導為什麼要聽這些呢?直接開門見山多好,比如:
”這位客户對我們的產品有不同的意見,希望見一下您”。
“想請您確認一下新改的方案,因為市場調研的結果與預期有出入”。
“我們希望修改一下促活方案,因為近幾個月的數據下滑很厲害”。
節省領導的時間和精力,就是對他最大的配合和尊重。
第二步:理由
簡潔還是這一步的重點,一般來説,把所有材料提煉成不超過三個理由,然後用論點—論據—強化論點的結構,簡潔而有力地表達出來。舉個例子:
“公司在三四線城市新市場的拓展會舉步維艱,因為過去一年該地區投入產出明顯不成正比,該地區用户的消費水平有限,而且我們的產品並不是剛需,所以建議削減三四線城市的預算。”
第三步:證據
前兩步側重的都是觀點,還是用陳述語句。但到了證據(Evidence)部分,你要説服老闆,這時最重要的就是細節了,因為目的是打動領導,包括:具體現象、數據、效果預期等等。比如:
論點:公司第二季度營業額可以達到20%的增長率。
論據:第一季度的增長已經達到15%;當前熱銷的產品起碼可以維持4個月,競品在短時間內不會構成威脅。
第四步:重複觀點
開頭的開門見山是讓領導知道你的彙報目的,結尾的再一次強調則帶有一點催促含義,也就是暗示領導現在就做決定。每個人都有拖延症,領導也是一樣,你不主動要求領導也會把工作拖下去,最終工作沒做好還是得你背鍋。
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