公函寫作的四個特性
信函2.75W
同其他法定文種相比,公函有四個特性,需要在實際寫作中加以注意。
一、格式要求的特定性
這表現在四個方面:一是發文機關名稱上邊緣距上頁邊的距離有別於其他公文。一般的下行文(命令除外),發文機關標識距紙張上邊緣的距離為62mm;上行文的距離為117mm。公函此間的距離則是30mm。二是眉首各要素的標識位置不同於其他公文。一般公文眉首各要素如份號、密級與保密期限、緊急程度、發文字號等都標識在紅色反線的上方,而公函的眉首要素置於武文線的下方,如將份號、密級與保密期限、緊急程度依次一項一行頂格標識在武文線下一行版心左邊緣位置,發文字號頂格標識在武文線下一行版心右邊緣位置。三是武文線和文武線與其他公文紅色反線的標識有區別。文件格式是在發文字號之下4mm處印一條紅色反線(長156mm),主體最後一行置版記;而公函是在發文機關標識之下4mm處印一條武文線(長170mm.上粗下細),在距最後一行(即第22行)6mm處印一條文武線(長170mm,上細下粗),沒有版記。四是首頁頁碼的標識要求不同。一般公文的首頁頁碼置於首頁公文版心下邊緣之下一行右下角,公函的首頁則不顯示頁碼,只在第2頁開始顯示頁碼“-2-”。
二、行文對象的平等性
函適用於不相隸屬機關之間商洽工作,詢問和答覆問題,請求批准和答覆審批事項。這裏的“不相隸屬”包含兩方面的含義:一是一個系統內部的平級機關是不相隸屬機關,比如省委內部的組織部、宣傳部、統戰部是不相隸屬機關,市政府下屬的財政局、人事局、教育局、公安局也是不相隸屬機關;二是在行政組織上沒有領導與被領導關係、業務上沒有指導與被指導關係的機關部門,不論級別高低都是不相隸屬機關,如某省水利廳與某省高等院校、某企業與某駐地部隊等都是不相隸屬關係。可見,不論受文對象是誰,不管行政級別高低,使用公函的單位的地位都是平等的,不存在上級與下級、領導與被領導的關係。所以寫作公函時應從整體上把握好公務往來雙方主體上的平等性。
三、適用範圍的廣泛性
函適用範圍的廣泛性體現在兩個層面。一是任何機關部門都能使用。函不同於命令、議案等文種對使用對象有嚴格限定,不論任何層級的機關、團體、企事業單位,只要與不相隸屬的機關部門有公務往來,都可以使用函這一文種。由此可見函的適用範圍之廣是其他法定文種無法比擬的。二是功能用途的多樣性。一般文種如請示、批覆等功能比較單一,而函具有商洽工作、詢問和答覆問題、請求批准和答覆審批事項四大功能。如可以用商洽函與不相隸屬的機關建立業務關係,用轉辦函向不相隸屬的機關發函協調處理有關事項,用答覆函向不相隸屬的機關建議落實工作,用請批函向不相隸屬的機關尋求政策等。隨着社會生活的多樣化,函的內容將越來越豐富,用途和作用也將越來越廣泛。
四、語言表述的平和性
公文不同於文學作品和政論文章,它有着獨特的語言風格和表達要求。從總體上説,公文用語講究準確、簡潔、質樸、莊重、規範;從行文關係上説,上行文的措辭謙恭禮讓,下行文的語言準確莊重,平行文的語氣平和誠懇。作為平行文,公函的用語既要體現公文語言的總體要求,又要體現平行文語言的平和性特點。如向不相隸屬機關請求協助、商洽解決辦理某一問題時使用的商洽函、轉辦函等,結尾一般多用“當否、妥否、可否、能否”之類的協商語;向不相隸屬的主管部門詢問有關方針政策的詢問函、請批函等,一般多用“懇請、特請、是否同意”等期請語。這些協商語或期請語,從字面意思上體現的就是一種平等、和氣、協商的態度,而沒有上行文的謙恭、下行文的莊重之態。所以,公函的語言基調總體應保持平和誠懇、協商友好,這是公函與其他法定文種語言上的顯著區別。
-
回覆函
回覆函範本回覆函範本一回覆函XXXX先生:五月二十日有關第645號定單的來信收到。得知錯運貨物,本公司感到抱歉。正確的貨物已安排空運,應於一周內運抵。有關文件將加函寄上。煩請暫存錯運給貴方的貨物。如有任何疑問,歡迎與本公司聯絡。對於是次錯失,謹再次表示歉意...
-
畢業設計接收函格式
畢業設計接收函學院:我單位擬接收你院_________________________專業____________學生_____年春季學期到我單位做畢業設計。畢業設計期間,我單位負責學生的管理和安全教育,並解決學生住宿;畢業設計各環節(含回校答辯)服從學校統一安排。畢業設計結束後,我單位負責填寫...
-
單位回覆函範文
〖摘要〗《xxx實施方案》(徵求意見稿)收悉,經研究,我辦對該方案無修改意見。如果你在寫信函,這篇《單位回覆函範文》或許能幫到你,您可以閲讀一下。【單位回覆函格式一】xx函〔****〕x號xxx關於對《xxx實施方案》無修改意見的覆函xxxx:《xxx實施方案》(徵求意見稿)...
-
給父母的一封感恩信
媽,藉着感恩節的到來我給您寫封信,説出我心裏對你的感受。不然不知何時才有機會。我很感激您對我的生養之恩。如果沒有你,我怎能感受這世上的多姿多彩,怎能體會喜怒哀樂?從小到大,我就在你的關愛中健康茁壯的成長。每天放學回到家便能吃到你做的可口的飯菜和感受家...