會展活動商務邀請函的寫作
會展活動商務邀請函(信)結構與寫法
⒈ 封面 通常會展活動商務邀請函的封面會顯示此商務函的性質。普通的商務邀請函(信)封面以會展活名稱、主題、主辦機構、時間、地點五項內容為主;而特殊的商務邀請函(信)。則在封面上只註明會展活動組織者或項目的名稱、收信機構或人員的相關信息並註明“通知、特函、”等字樣。
⒉ 標題 由會展活動名稱和“邀請函(書)或(信)”組成。
會展活動名稱可以分為三個部分:基本部分、限定部分和附屬部分。其中基本部分和限定部分構成展覽會名稱的主體。例如:第十屆中國家電產品博覽會邀請函(信)、第十二屆中國國際機牀機電展覽會邀請函(信)。
⒊ 稱呼 邀請函的發送對象有三類情況:
(1)發送到單位的邀請函,應當寫單位名稱。由於邀請函是一種禮儀性文書,稱呼中要用單稱的寫法,不宜用泛稱(統稱),以示禮貌和尊重。
(2)邀請函直接發給個人的,應當寫個人姓名,前冠“尊敬的”敬語詞,後綴“先生”、“女士”、“同志”等。
(3)網上或報刊上公開發布的邀請函,由於對象不確定,可省略稱呼,或以“敬啟者”統稱。
⒋ 正文 正文應逐項載明具體內容。
第一部分背景説明。寫明舉辦會展活動的背景和目的;
第二部分組織説明。對會展活動組織結構的進行介紹,包括的主辦者、協辦者、承辦者等;
第三部分是時間與地點。根據會展活動設定的舉辦日期、結束日期與舉辦城市、地點進行描述。
第四部分是會展活動的具體內容介紹。
主要包括了會展活動的展區劃分、展品設定、同期活動、展示服務、會展活動的特點、會展活動的收費標準等相關內容;第五部分聯絡信息。寫明聯繫聯絡信息和聯絡方式,包括傳真、電話、郵箱、負責人等。結尾處也可寫“此致”,再換行頂格寫“敬禮”,亦可省略。
⒌ 回執 回執是被邀請方根據需要和可能而給予的一種反饋信息。通常會展活動的回執內容格式統一的會展組織者進行制定。包括了:參與者單位信息、參與類型、具體展位或廣告位、會議活動預定事項、參與人員信息、參與時報到信息説明等。
⒍ 落款 會展活動邀請函的落款,通常是會展活動的組織機構名稱加蓋相關印章。如果是多家機構共同主辦或承辦,則由多家機構共同簽名蓋章。以證明此邀請函(信)的真實性與合法性。同時註明邀請函(信)的製作發佈時間。
⒎ 附件 附件是會展商務邀請函(信)的附屬資料,與商務邀請函具有同等的法律效力。附件主要包括會展活動的相關説明、規定、制度、報展注意事項、人員信息表、服務內容等相關文件。附件是商務邀請函(信)不可分隔的一部分。
重要提示:會議活動與展覽活動、節慶活動的邀請函在寫法上與內容上有很大差別,通常大型的展覽活動設計到的內容較多。例如:布展規定、進場規定、商務租賃申請等;通常在大型展會活動邀請函(信)中,均包括在內。而會議活動,則通常在收到回執後,在發去相關的入場須知等信息。不同的會展項目需根據實際情況進行合理處理。切不可照本宣科。
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