新形勢下如何做好畢業生人事檔案管理工作

新形勢下如何做好畢業生人事檔案管理工作 畢業生人事檔案是人才資訊的重要載體，準確、齊全、完整的畢業生人事檔案，歷史全面地記載著大學生的經歷、政治思想、品德作風、學習成績、實踐能力及個人特長等資訊，是反映大學畢業生綜合素質的最重要依據。因此，管理好畢業生人事檔案，對我市的人才資源開發乃至經濟發展尤為重要。但是就我市畢業生人事檔案管理工作來看，還存在不少問題，主要表現在：㈠、畢業生對人事檔案的重視程度不夠。隨著市場經濟的發展，現在各項工作中心轉移，組織人事政審工作相對減少，一些畢業生就認為人事檔案“沒什麼用了”、“作用低了”，另一些就業於私營企業、民營企業等沒有人事主管權的非公有制單位的畢業生，更是“遺忘”了自己的檔案，懷著一種要不要檔案無所謂的態度，其不知將來政審、調資、出據證明、職稱晉升中均要以檔案材料為依據。這種對人事檔案重要性的欠缺認識，勢必會影響人事檔案在人才資源開發中所起的作用。㈡、檔案管理不規範。管檔部門只照搬中組部下發的《幹部人事檔案材料收集歸檔規定》，沒有形成自己的實施細則和制度，在執行過程中也存在不嚴格現象，收集、歸檔工作被動不及時；
另外管檔人員在管理上流於形式，僅充當檔案“保管員”的角色，對接收到的畢業生檔案，只是按學校或接收時間不同在原檔案袋上直接編號，這些不規範的操作導致了檔案內容不全、管理混亂等問題，影響了人事檔案管理工作的嚴肅性，降低了人事檔案工作效率，更談不上為畢業生提供優質服務了。㈢、檔案管理手段落後。目前檔案管理部門的管理手段還是手工操作，即使利用計算機管理，也僅限於將名字與檔案號輸入、輸出與檢索的管理，計算機現代化管理的潛力完全不能發揮出來，並沒有從根本上改變手工操作運轉慢、效率低的問題。從上述問題來看，目前畢業生人事檔案管理工作已遠跟不上社會主義市場經濟發展的步伐。為使畢業生人事檔案管理工作在新形勢下發揮更大的作用，為廣大畢業生提供高效、優質的服務，畢業生人事檔案管理部門應增強創新意識，更新工作方式，提高工作效率。具體應從以下幾方面入手：㈠、適應改革發展新形勢，提高對畢業生人事檔案工作重要性的認識。1、加強宣傳力度，提高畢業生對其人事檔案重要性的認識。做好諮詢服務工作，利用多種渠道向畢業生宣傳有關人事檔案的管理知識，要讓廣大畢業生充分認識到，在改革開放的今天，畢業生人事檔案並不是可有可無的，它對畢業生今後的就業、生活方面都有著極其重要的影響。人事檔案是反映畢業生綜合素質的一個重要方面，是企業或用人單位選賢舉能的重要依據，是對畢業生本人進行定位的重要參考，即使不設人事檔案的企業、公司也是十分重視人事檔案所提供的人才資訊的。2、加強自身學習，提高管檔人員素質。新時期人事工作面臨許多新問題，同時也給畢業生人事檔案管理工作提出了更高的要求。管檔人員要充分認識到畢業生人事檔案管理工作在人才資源開發中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，創新工作模式，提高工作效率，開發、管理和利用好畢業生人事檔案這一資訊資源。㈡、加強對畢業生人事檔案的規範化管理，做到檔案的收集、整理、鑑定和保管等各個環節科學規範。1、全面普查案卷，去糟取精。對接收到的畢業生檔案應重新整理，剔除無用的案卷資料，對所保留的案卷資料重新組卷。重新組卷的原則是儘可能將那些相互關聯的資料組合在一起，並編寫頁碼、目錄、標題，一一對應，裝訂成冊。2、加強收集工作，完善檔案內容。按照《幹部人事檔案材料收集歸檔規定》檔案精神，結合本地實際制定相應的制度，全面收集材料，特別是對人才資訊需要完善的檔案內容，注意收集那些能體現畢業生實踐能力、思想品德、政治素質等方面的材料，瞭解其近期經歷，將其培訓進修登記、科研成果、論文發表等新記錄補充進檔案內容，準確、客觀地反映畢業生的綜合素質與現實表現，提高檔案的利用價值。3、實行專門統一管理。將所有畢業生的人事檔案統一整理，分門別類，按照人員年齡、學歷、專業、姓名等統一編號，並建立多種檢索方式，便於查詢與利用。建立專門的畢業生人事檔案庫，實行科學、規範的管理。㈢、創新檔案管理模式，實現現代化管理。1、增強創新意識，要在立卷制度上更新，在工作手段上改進。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日後調檔利用，又能儘快完成歸檔程式，就是在平時的抄抄寫寫、裝裝訂訂的工作中，檔案工作者也要善於思考，多動腦筋，針對工作中發現的問題，搞一些小創造、小革新，起到事半功倍之效。2、加強現代化技術在檔案管理工作中的應用，提高管理效率和水平。目前計算機已應用於人事檔案管理工作當中，但多數僅限於各類檔案目錄的輸入與檢索。其實，它在檔案管理方面既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱歸還檔案的速度。類似這種藉助計算機來完成本來較煩瑣的手工操作的方法還有很多，比如數碼技術、影像技術、條形碼技術等。加強計算機技術在人事檔案管理工作中的應用，幫助解決具體問題，將大大提高管理效率和管理水平。㈣、加大畢業生人事檔案資訊資源的開發與利用，建立人才儲備庫。1、通過對畢業生人事檔案的整理熟悉其人事檔案內容，選出其中可反映畢業生知識水平、實踐能力等方面的資訊，統一輸入到計算機，並建立以姓名、年齡、學歷、專業等為標題的多種檢索方式，建立專門的畢業生人事檔案資訊資源庫，作為政府的人才儲備庫。據統計，2003年我市共接收5000餘份大中專畢業生人事檔案，再加上前幾年未就業畢業生檔案，目前共有超過10000份檔案，將這些檔案資源統一管理，形成我市的人才儲備庫，必定會為我市經濟發展提供更有力的人才保障。2、將人才儲備庫推向市場，形成我市的人才品牌，利用多種渠道向社會宣傳這一品牌，向各用人單位推銷儲備人才，充分做到人盡其才。利用市場運作，使我市人才資源配置更為科學、合理。㈤、加大人事代理工作力度，徹底解除畢業生的後顧之憂。隨著市場就業機制的實行，畢業生擇業時間進一步延長，根據這種情況，應加大為廣大畢業生實行人事代理的力度，使人事代理成為畢業生就業的有力保障。一是人事代理的範圍不斷擴大，在繼續做好“個人代理”的基礎上，積極向各高校聯絡，宣傳人事代理政策，並制定對畢業生實行人事代理的優惠政策，對畢業生實行以學校為單位的“集體代理”；
二是人事代理的內容進一步完善，對畢業生的幹部身份、轉正定級、落戶手續、養老保險等方面實行全方位代理，徹底解除畢業生的後顧之憂。綜上所述，在新形勢下做好畢業生人事檔案管理工作，既是社會主義市場經濟發展的需要，也是我們人事人才工作者義不容辭的責任。我們將與時俱進、開拓創新，把我市的畢業生人事檔案管理工作做的更好。