財務部舞弊防範措施
財務部舞弊防範措施
何處理相關人員那是監察部門或者法務部的重點。一般審計人員沒有權力或者沒有可能拿到別人收受賄賂的直接證據,所以審計人員只能從周圍查出相關矛盾點、不合理點,這時證據就必須儘量周全。本站和大家分享財務部舞弊防範措施材料,提供參考,歡迎你的參閱。
一、各部門舞弊的表現形式
1、採購:公司員工逐漸變成了公司的供應商或經銷商,或在供應商或經銷商內擔任重要職務、收取購物卡或者回扣
2、銷售:出賣公司客戶資訊、截留貨款、利用接觸貨款賺差價
3、倉管:多計入庫數量或重量、以損耗為由監守自盜、將正常貨物混入廢舊物資、私自變賣廢舊物資
4、財務:倒承兌匯票,吃價差、公款私存、挪用公款
5、營銷:與總代虛構影子經銷商套取渠道費用、侵佔陳列費、虛報臨促人員
6、司機:偽造簽字報銷費用、虛構維修保養費用、利用公司車輛對外服務收錢
7、招投標:洩露標底資料、索賄
8、研發:申請新物料時,故意要求很高的效能引數,形成只有某供應商能獨家供應的局面、或者直接指定某供應商
9、人力資源:和中介機構(中介機構比如獵頭公司、勞務派遣公司)合夥,收取求職人員的介紹費
10、售後:保修期內虛報虛列維修費用、保修期外瞞報少報維修收入
11、生產:虛構加班費或者裝車費、工序外包收取回扣
12、通用:虛報或者浮報差旅、業務招待費
當然這些也是我們平時審計的時候主要重點關注的地方。什麼簽字不簽字,盤點有差異這些都是表面現象。
二、收集證據
當然收到舞弊的資訊後,先要核實一下這個是惡意舉報、內部鬥爭還是真實資訊。然後,審計人員要做的第一步是和大老闆彙報,取得他的支援,要資源要錢。
那如何開展舞弊,或者以什麼名義來進行審計?
對於舞弊審計需要做好保密工作,當有人問起來這個是在審什麼,就需要裝傻,這是對常規審計的一次補充審計,上次沒查清楚,這次來核實一下,儘量麻痺對方。
在舞弊審計中,最關鍵的是收集證據,至於如何處理相關人員那是監察部門或者法務部的重點。一般審計人員沒有權力或者沒有可能拿到別人收受賄賂的直接證據,所以審計人員只能從周圍查出相關矛盾點、不合理點,這時證據就必須儘量周全。
通常我們可以找心理脆弱的未得到好處的底層經辦人質詢、可以利用嫌疑人的敵對勢力挖掘、可以停止供應商款項逼迫其說出詳情、可以開展外圍的調查與拜訪、可以利用人脈資源調查嫌疑人的個人財產變動狀況等等。比如採購舞弊,可以查出相關納入供應商的背景,價格情況,採購比例。還要實地拜訪供應商情況。有時鎖定舉報人,通過舉報人來獲取更多細節的東西。因為之所以是匿名的,也是因為怕自己的利益受損。
我們曾經收到一供應商匿名舉報,通過分析,我們鎖定是哪家供應商,再運用一定的技巧,對方很配合,提供了打錢的單據,且我們的對話全部錄音,索賄者已進去吃皇糧了。這個就是善於利用各採購員與供應商之間的微妙關係。
在查採購索要回扣的證據收集中,對賬有時也是發現問題的一個好辦法,不要找經辦的人,拿錢出來對方財務肯定是要過賬的,以核對正常往來的名義,再往這上面去引導,這是往來之外的賬。
不過有的回扣,並不一定是記在正常往來裡,而是直接記招待費,都不記載正常賬。
另外一塊就是我們平時說的,審計人員需要進行日常的線人培養。這個是老生常談的話題。平時每次審計都是培養線人的好機會,怎麼培養?就是將審計發現中雞毛蒜皮的東西作為人情去交換,比如沒有簽字、沒有留痕、採購訂單未編號等,這種口頭說一下就行,就沒必要全部寫報告中。在與倉庫人員盤點的時候,談談審計工作的難處等等。財務部和IT部門,平時多去嘮嘮嗑,八卦八卦。
這些可做的還有很多,深淺也要看老闆的意思來,是想送進去蹲幾年、還是僅僅讓老闆信服開掉就可以了、還是讓責任人吐出來等等,這些都影響到取得的證據鏈的深度和廣度。
接下來我們談談證據,舞弊收集的證據有很多,人證、物證。比如做採購舞弊審計,詢價最好能有供應商蓋章的電子版報價單或者電話錄音,不能光是打電話要價格。
也有人說錄音不能作為證據,有可能是被脅迫或者冤枉的。
還是先回到舞弊審計的處理結果,無非就是冤枉、開人和吃皇糧,只要老闆接受你的證據,接受你的觀點即可,這就是為什麼審計人員一接觸到舞弊資訊一定要先彙報老闆。就像我們查回扣,如果供應商提供了送回扣的資訊,我們只要把收集到的資訊交給老闆即可,不一定非要採購人員的拿錢的證據。當然如果要吃皇糧,那麼可能就需要審計人員收集更多的證據。
三、政策攻心
審計人員在收集完證據之後,需要把這份證據應當給當事人看看,聽聽當事人的解釋。因為僅僅一份經過簽字的檔案,是遠遠不足夠的。
咱也不能匡人家,要曉之以理、動之以情。說白了就是給他做選擇題,要麼主動坦白,內部處理,要麼送派出所查辦。如果審計部門沒有在報告中確認舞弊事件的發生,僅僅披露了線索,那麼處罰部門就太草率了。
當然如果你嫌你的經驗不夠,你也可以找幾個公司權威的領導找這些員工談話,表明立場,坦白從寬,抗拒從嚴。如果不老實交代,一經查出,將立即移送司法機關,先來個下馬威。心理素質差的,立馬漏馬腳,還給你的調查工作提供了線索,有時候還可以牽出超出舉報內容的舞弊事件出來。
除了人證、物證,審計人員還要儘量蒐集統計一下經濟影響,比如給公司造成的資金損失等等。
四、核實舞弊後應採取的措施
一旦核實舞弊真相之後,審計部需要做以下的措施:
1、禁止人力資源部簽收離職申請。
2、獲取個人電腦以及往來郵件記錄。
3、調離原部門。
對於第二條是特別提出來的,往往會存在個別人員離職後,通過公司郵箱,向公司通訊錄發審計部刑訊逼供,導致自己被迫離職,這會給審計部帶來極大的衝擊。
五、注意事項
舞弊審計有時並不一定有直接效果,這可能和審計人員的能力以及舉報者提供的線索或者證據不足有關。
1、不要打草驚蛇。在常規審計中間發現一個有力證據,懷疑該名員工有舞弊嫌疑。那麼就應當請示審計負責人,是否有必要轉入專門舞弊審計程式。因為一個我們自認為有力證據,可能我們還沒有完全掌握情況,舞弊人員找一個藉口就會把此類證據解釋過去。所以在與舞弊人員攤牌之前,不要與他溝通敏感的問題。可從側面或第三方,蒐集全所有相關證據。相信這麼多證據,他不可能完全推翻。如果過早的打草驚蛇,舞弊人員就有可能保持戒心,甚至銷燬一些證據。
2、一切低調。再沒有過多的證據表明,該員工是舞弊人員之前,所有調查小組人員,儘量不要聲張,如果過多的人知道了XX員工舞弊是內審人定性的,尤其是在高管人員面前,一旦人他們知道舞弊定性了,審計人員就沒有退路了。如果後期沒太多證據證實該員工是舞弊,前面證據又被涉嫌舞弊人員解釋過去,我們在高管面前就沒有解釋的餘地了。嚴重的就成了審計人員誣陷別人,後果……
3、儘量小心求證。因為舞弊審計處理經常會涉及到法律知道,所以最好有公司法務部或者監察部門一同參與。因為他們知道怎麼取證是合法的。一旦舞弊人員反駁什麼,法務部也可為審計人員證實。另外借助法務,也可以調查到相關人員的背景資料。尤其是供應商、客戶的其它公司拿不到的資料。有經驗的法務人員,也會提醒審計人員,哪些可以做。哪些證據更有說服力。當然,如果沒有過多的證據,或最後證明該員工舞弊的可能性比較小,建議銷燬一些敏感證據。
4、儘量書面記錄。如果審計人員與涉嫌舞弊人員做溝通,儘量讓他寫下來。或者我們錄音,做成鐵證。如果只是口頭說,一被審人員可能會不重視,二容易被翻供,這樣審計人員就處於被動地位。
5、小心抗拒人員。如果在常規審計中,審計人員遇到被審物件,十分不配合審計人員,或者想方設法不提供任何審計人員想要的資料,就應該引起審計人員的注意。這樣的人可以大膽假設為嫌疑物件。
六、突發事件的處理
舞弊審計畢竟不像常規審計,會有很多突發事件,下面我們來談一談一些突發事件的處理。
1、當相關人員要求不要上報舞弊事件,如何處理?
這需要講究方式,比如他找你時,你告訴他當時還有其它人蔘與,或把結果已經上報給經理了,至於經理報不報,你也沒辦法。這種事情,要多動動腦子,把風險轉給其他人,讓他沒辦法越權處理事情。
2、是否有必要通過舞弊人員的上一級來確認問題?
這往往容易變成內部處理。一方面可能他的上一級可能參與了這種事項,另一方面家醜不可外揚。
案例:審計人員在查採購人員收取購物卡,沒有任何資訊。只好與其部門經理溝通希望得到線索,結果他與直屬老大彙報,那個老大找那個接受購物卡的員工談話,承諾交回財物既可,從輕發落,結果那員工就坦白了,因為那個老大比較有份量,審計總監就不滿,因為少了一個立威的好機會。
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