董事長辦公室祕書崗位職責及工作流程
辦公室職責3W
董事長辦公室祕書崗位職責及工作流程
工作內容
工作要求
工作流程
一、
辦公室
內 務
1 、辦公環境
明亮整潔
一塵不染
傢俱擺放整齊
辦公桌無文件累積
文件整齊規範
圖書排放整齊
1、 每天準時上班。
2、 開窗通風。
3、 清潔辦公室:每天將辦公桌、椅、文件櫃、窗台擦拭一次。
4、 清理花木:鮮花每天換水一次,其他花木沒有枯葉、雜草。
5、 為董事長備好茶水(董事長到辦公室的同時)。
6、 每天下班前清理辦公桌一次,關閉好門窗、電源等。
7、 及時清理辦公、生活垃圾,不讓垃圾在室內過夜。
8、 每兩週吸塵一次。
2 、文件管理
流程齊全
分類合理
處理及時
管理規範
1、 對所有文件先進行識別,並分類登記,再分別辦理。
2、 外來紅頭文件:填寫收文處理單,向周浦祕書辦索要收文編號,及時送批和傳遞發放,並留下記錄。
3、 內部紅頭文件:作好收文記錄並放置在待處理文件夾內,便於董事長看閲。
4、 外來公函、通知及文字資料:及時送交董事長閲示,根據董事長批示正確辦理(不急的文件資料放置在待處理文件夾內)。
5、 內部通知、報告:及時送交董事長閲示,根據董事長批示正確辦理(不急的文件資料放置在待處理文件夾內)。
6、 公司各部門(單位)送交董事長簽字的,根據送交人的意見給予及時傳遞辦理。
7、 重要的和緊急的文件,須提醒董事長。
8、 每天將送交董事長批示、看閲的文件清理一次,並核對登記記錄。
9、 根據文件積累的情況及時進行存檔,並作好相應記錄,便於查閲。
二、來賓接待
彬彬有禮
熱情接待
1、 笑臉相迎,茶水相待。
2、 詢問來賓情況:來訪目的,有無預約及身份情況等。
3、 索要名片。
4、 及時向董事長請示。
5、 按董事長意見引見,接待(按情況給予續茶水)。
6、 根據客人來訪時間及職務等級,徵詢領導意見後確定是否客餐、宴請。
三、會務服務
1、 董事會
準備充分
安排周全
接待周到
組織完善
1、 會議議程的擬定。
2、 確定與會人員。
3、 會議通知起草和發送。
4、 會議文件的準備。
5、 會議場所的確認及會場佈置。
6、 會議簽到及記錄。
7、 與會人員的接待工作。
2、 工作會
1、 檢查會場環境是否乾淨整潔。
2、 檢查會議通知是否到位。
3、 檢查會議文件準備是否齊備。
4、 會議人員的接待。
5、 會議期間的服務。
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中學辦公室主任崗位職責
1、協助校長處理日常行政事務,負責和上級部門聯繫,及時傳達領導意見;協助協調學校各部門工作,及時向校長反饋信息。2、在校長和黨支部的領導下,負責做好落實知識分子政策的各項具體工作,做好人事安排的具體工作。3、安排學校每週工作日程、會議及其他活動。4、做好來...
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辦公室工作職責
綜合管理部:辦公室工作職責1、負責制定市行辦公和會議制度,組織市行辦公和重要會議;2、負責協調各部室工作,負責市行部署工作、會議議定事項和行領導交辦事項的督辦、查辦工作;3、負責全行綜合惰況反映及行務信息反映;4、負責為行領導辦公提供服務;5、負責處理文電、...
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辦公室主任崗位職責(水務)
1.負責支隊的行政、財務、人事、檔案等各項後勤管理工作。2.按照支隊領導要求,起草年度工作計劃和年終工作總結,做好支隊各種會議的安排及會議記錄工作,並做好對職工的考評組織工作。3.協調並做好縱向和橫向部門或單位的關係,做好來文和報紙雜誌的收發工作。4.配...