公司檔案管理部門制度
職場規章制度2.67W
1、公司檔案管理部門,設置檔案專管崗位,由專人全權負責。
2、文書結案後,原稿由檔案專員歸檔,經辦部門視須要留存影本。如為特別案件因業務處置須要,原稿須由經辦部門保管者,應經檔案管理主管引導批准後妥為保留,檔案管理部門以影本歸檔,原稿用畢後仍應送檔案管理部門歸檔並換回影本。
3、檢討文件的本文及附件是否完全,如有短少,應即追查歸入。
4、文件的處置手續是否完備,如有遺漏,應即退回經辦部門補辦。
5、與本檔案無關的文件或不應隨案歸檔的文件,應即退回經辦部門。
點收文件後,應依下列方法收拾:
1、中文直寫文件以右方裝訂為原則,中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。
2、右方裝訂文件及其附件均應對準右上角,左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。
3、文件如有皺摺、破損、參差不齊等情況,應先整補,裁切摺疊,使其整齊劃一。
檔案分類應視案件內容、部門組織、業務項目等因素,按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區分,部門別之後依案件性質分為若干大類,再在同類中依序分為若干小類。
檔案分類應力求切合適用。倘因案件較多,前款三級不敷利用時得於第三級之後另增第四級“細類”。如案件不多,亦可僅應用“部門”及“大類”或“小類”二級。
同一小類之案件以裝訂於一檔夾為原則,如案件較多,一個檔夾不敷應用時,得分為兩個以上的檔夾裝訂,並於小類(或細類)之後增設“卷次”編號,以便查考。
每一檔夾封面內頁應設“目次表”,案件歸檔時依序編號、登錄,並以每一案一個“目次”編號為原則。
檔號之表現方法如下AA—BBCCD—EE,AA為經辦部門代號,BB為大類號,CC為小類號。D為檔卷卷次,EE為檔案目次。
檔案各級分類應賦予一名稱,其名稱應簡明簡要,以能充足表現檔案內容性質為原則,且有必定範圍,不宜籠統含糊。
各級分類、卷次及目次的編號,均以十進阿拉伯數字表現;其位數應用視案件多寡及增加情況而考慮決議。
檔案分類各級名稱經斷定後,應編制“檔案分類編號表”,即將所有分類各級名稱及其代表數字編號,用必定次序依次排列,以便查閲。
檔案分類各級編號內應預留若干空檔,以備將來組織擴展或業務增繁時,隨時增補之用。
檔案分類各級名稱及其代表數字一經斷定,不宜任意修正,如確有修正必要,應事先審慎研議,並擬具新舊檔案分類編號對比表,以免混雜。
2、文書結案後,原稿由檔案專員歸檔,經辦部門視須要留存影本。如為特別案件因業務處置須要,原稿須由經辦部門保管者,應經檔案管理主管引導批准後妥為保留,檔案管理部門以影本歸檔,原稿用畢後仍應送檔案管理部門歸檔並換回影本。
3、檢討文件的本文及附件是否完全,如有短少,應即追查歸入。
4、文件的處置手續是否完備,如有遺漏,應即退回經辦部門補辦。
5、與本檔案無關的文件或不應隨案歸檔的文件,應即退回經辦部門。
點收文件後,應依下列方法收拾:
1、中文直寫文件以右方裝訂為原則,中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。
2、右方裝訂文件及其附件均應對準右上角,左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。
3、文件如有皺摺、破損、參差不齊等情況,應先整補,裁切摺疊,使其整齊劃一。
檔案分類應視案件內容、部門組織、業務項目等因素,按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區分,部門別之後依案件性質分為若干大類,再在同類中依序分為若干小類。
檔案分類應力求切合適用。倘因案件較多,前款三級不敷利用時得於第三級之後另增第四級“細類”。如案件不多,亦可僅應用“部門”及“大類”或“小類”二級。
同一小類之案件以裝訂於一檔夾為原則,如案件較多,一個檔夾不敷應用時,得分為兩個以上的檔夾裝訂,並於小類(或細類)之後增設“卷次”編號,以便查考。
每一檔夾封面內頁應設“目次表”,案件歸檔時依序編號、登錄,並以每一案一個“目次”編號為原則。
檔號之表現方法如下AA—BBCCD—EE,AA為經辦部門代號,BB為大類號,CC為小類號。D為檔卷卷次,EE為檔案目次。
檔案各級分類應賦予一名稱,其名稱應簡明簡要,以能充足表現檔案內容性質為原則,且有必定範圍,不宜籠統含糊。
各級分類、卷次及目次的編號,均以十進阿拉伯數字表現;其位數應用視案件多寡及增加情況而考慮決議。
檔案分類各級名稱經斷定後,應編制“檔案分類編號表”,即將所有分類各級名稱及其代表數字編號,用必定次序依次排列,以便查閲。
檔案分類各級編號內應預留若干空檔,以備將來組織擴展或業務增繁時,隨時增補之用。
檔案分類各級名稱及其代表數字一經斷定,不宜任意修正,如確有修正必要,應事先審慎研議,並擬具新舊檔案分類編號對比表,以免混雜。
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