關於做好收文管理工作的通知
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各部門、各企業: 隨着市場經濟步伐的不斷加快,企業與黨政機關和社會各界的交往日益頻繁,各類文件和信息資料的交流也隨着增加。及時、規範、恰當地處理好這些文件和資料,對於及時瞭解政策,掌握行情,收集信息,完成上級交辦的各項事務,促進企業規範管理,都有着非常重要意義。為切實做好此類文件、資料的管理工作,現做出如下通知:
一、建立收文登記制度,集團公司收到的黨政文件,除無保存價值的信函、信息、宣傳資料等之外,一律由綜合辦公室分門別類進行登記、轉辦、保管、存檔。
二、綜合辦公室應指定專人負責收文工作,建立收文登記薄和收文檔案。收文時要對收文日期、收文號、來文機關、文件名、件數等逐一進行登記。
三、集團領導和各部門、各企業直接收到上級發來的公文,或參加會議帶回的文件或其他物品(包括獎牌、獎盃、錦旗、證書等),應在最短時間內
(一般在當天或次日上班後)交綜合辦公室,辦公室應辦理登記和交接手續。
四、集團公司建立相應的收文處理流程,對需要傳閲、傳達或轉辦的文件進行規範處理。基本流程是:文件登記——辦公室主任閲批——行政副總裁批示——承辦部門執行——結果反饋——文件歸檔。
五、為了加快文件傳遞速度,避免延誤工作,有的急件或部門必需的文件,承辦部門可先將有關文件複印使用,再將原件交綜合辦公室。
六、參加會議或培訓人員,除及時移交文件和材料外,必要時還應將文件以外的重要事項整理成簡要的文字材料,以書面文祕範文-形式提交辦公室。外出培訓的人員一般應在培訓結束後提交一份培訓提綱給辦公室,經有關領導審閲,認為有必要的可通過OA發送給全體(或部分)人員學習,做到資源共享、信息互通。
七、為切實做好此項工作,辦公室應加強對收文工作的監督檢查,對不及時移交或遺失、擅自處理文件的應提出警告;對因積壓、遺失文件而造成不良後果的,要追究當事人的失職責任。
八、各企業的收文工作,可參照此通知執行。 特此通知
××集團有限公司
200X年二月二十日
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