辦公軟件使用技巧大全
無論你身處什麼行業,Office辦公軟件幾乎是考察個人能力的標配。word使用也是衡量工作中不可忽視的能力標準,其本身已經很厲害,但具體有多厲害取決於用它的人。下面是小編給大家帶來的word辦公軟件實用技巧,歡迎大家閲讀參考,我們一起來看看吧!
1.
同時保存所有打開的Word文檔
有時在同時編輯多個Word文檔時,每個文件要逐一保存,既費時又費力,有沒有簡單的方法呢?在按下Shift鍵的同時,單擊“文件”菜單,大家看,已經多出了“同時保存”和“同時關閉”命令,這可就方便多了
2.
巧妙設置文檔保護
在用Word
2000/XP打印一份文件時,忽然頭兒有要事吩咐,要暫時離開一下,關閉文件吧,既費事又沒必要,但又不想辛辛苦苦寫的文件被別人破壞了。怎麼辦呢?執行“工具”菜單中的“保護文檔”命令,在彈出的窗口中選擇“保護窗體”,然後設上密碼。怎麼樣,光標跑到了文件頭,任你怎麼移動鼠標、敲擊鍵盤就是無法編輯了,不錯吧。等回來時,執行“工具”菜單中的“解除文檔保護”命令,一切又正常了。
3.
編輯長文件更輕鬆
相信大家都有這樣的經歷:在使用Excel、Word編輯長文檔時,有時需要將文章開始的多處內容複製到文章末尾。但通過拖動滾動條來回移動非常麻煩,還會出錯。其實只要將鼠標移動到滾動條上面的適當位置,發現鼠標指針變成雙箭頭,此時按住鼠標左鍵向下拖動,文檔編輯區會被一分為二。你只需在上面編輯區找到文章開頭的內容,在下面編輯區找到需要粘貼的位置,這樣你就可以複製內容了,而不必來回切換。這種方法特別適合複製相距很遠且處數較多的內容。
4.
給WPS文檔添加水印
先用作圖軟件(畫筆工具等)製作一張色彩非常淡的圖片(直接將Word的水印效果圖“抓”下來也行),然後打開需要添加水印的WPS文檔,執行“格式→頁面背景→設置”命令,打開“設置背景”對話框,切換到“圖片”標籤下,按“選擇圖片”按鈕,選中剛才製作的圖片,並進行適當設置後確定,就可以為文檔設置上水印了。
5.
在金山文字中快速打開“頁面設置”
在用金山文字2002處理文檔時,一個最常用的操作就是設置頁面。先執行“視圖→標尺→水平(垂直)標尺”命令,展開“水平(垂直)標尺”打開,然後用鼠標在水平(垂直)標尺上雙擊,即可快速打開“頁面設置”對話框,對頁面進行設置了。
6.
在Excel中插入拼音
在我們使用Excel時,常常會遇到十分孤僻的字,但加上拼音註釋就能使人看得更明白。具體的方法是:選中想要加入拼音註釋的表格,打開Excel的菜單欄中的“格式”菜單,選中“拼音信息/設置”項,在彈出的對話框中的“設置”和“字體”選項中,分別選擇拼音的對齊方式和字體,最後選擇“拼音信息”子菜單中的“編緝”,即可以在單元格中輸入拼音了。要查看拼音,可通過“拼音信息”子菜單中的“顯示和隱藏”項顯示註釋的拼音。
7.
取消“自作聰明”的超級鏈接
當我們在Word文件中鍵入網址或信箱的時候,Word會自動為我們轉換為超級鏈接,如果不小心在網址上按一下,就會啟動IE進入超級鏈接。但如果我們不需要這樣的功能,就會覺得有些礙手礙腳了。如何取消這種功能呢?在Word中單擊“工具→自動更正選項”,單擊“鍵入時自動套用格式”選項,將“Internet及網絡路徑替換為超級鏈接”項目前的小鈎取消。再單擊“自動套用格式”選項,將“Internet及網絡路徑替換為超級鏈接”項目前的小鈎取消。再單擊“確定”。這樣,以後再輸入網址後,就不會轉變為超級鏈接了。
8.
巧設Word啟動後的默認文件夾
Word啟動後,默認打開的文件夾總是“我的文檔”。通過設置,我們可以自定義Word啟動後的默認文件夾,步驟如下:(1)單擊“工具”菜單中“選項”命令,程序將會彈出“選項”的對話框;(2)在對話框中,選擇“文件位置”標籤,同時選擇“文檔”;(3)單擊“更改”按鈕,打開“更改位置”對話框,在“查找範圍”下拉框中,選擇你希望設置為默認文件夾的文件夾並單擊“確定”按鈕;(4)最後單擊“確定”按鈕,此後Word的默認文件夾就是用户自己設定的文件夾。
9.
在Word中快速輸入漢字偏旁部首
作為語文老師,在用Word編制練習時,常常需要輸入漢字的偏旁部首。執行“插入→符號”命令,打開“符號”對話框,在“符號”標籤下,將字體選定為“標準字體”,“子集”選定為“CJK統一漢字”,你就會發現下面的漢字是按偏旁部首排列的。每一類漢字都是以該類漢字的偏旁部首開始的,選中你需要的(如扌、攵、氵等)偏旁部首,按“插入”按鈕就行了。
10.
改變WPSOffice2000啟動後的默認紙張和字號
1.進入WPSOffice2000,選擇“文件→頁面設置”,將“紙張規格”設置為16開或B5,並根據需要設置好紙張邊距,回車確定。
2.字體字號可根據自己的寫作習慣定義一下,比如“宋體、四號”。
3.選擇“文件→存為模板”,在左面模板類型中選擇“通用”型,在右面“模板名”中輸入模板名稱,單擊“確定”。然後退出WPS
Office。
4.再次進入WPS
Office,選擇“文件→新建”,單擊“通用”模板,單擊你剛才輸入的模板名稱,單擊對話框右下角的“設為默認模板”,單擊“確定”,大功告成。這樣,當你每次進入WPS
Office後,紙張就變為16開或B5、字體字號也變為你所需要的了。
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