職場郵件禮儀,體現的是你的職業素養
或許很多人早已習慣了日常生活中微信、短信以及電話的交流方式,於是在剛進入職場,接觸郵件這一更正式、書面的的交流形式時,拿捏不好尺寸。職業中,利用公司郵箱發送郵件與私人郵件還是有很大區別的,這關乎職場郵件禮儀,體現的是你的職業素養。
主題明確,用詞規範
主題是接收者瞭解郵件的第一信息,因此要提綱挈領,清晰簡短。具體可以注意以下幾點:
1、一定不要空白標題,這是很失禮的;
2、標題要簡短清晰,善於用符號表示強調,如【】;
3、主題儘可能只有一個,不要在一封郵件內談及多件事情。
措辭恰當,謙虛客氣
郵件的措辭可以看出發件人的態度,因此發郵件時要站在對方立場考慮,將心比心,對於稱呼與問候一定要有禮貌。
郵件的開頭要稱呼收件人,這既顯得禮貌,也明確提醒某收件人,此郵件是面向他的,要求其給出必要的響應。另外,在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。
問候語一般可以在開頭簡單寫一個“Hi”或“你好”,結尾寫個Best Regards或“祝工作順利”之類的也就可以了。
正文通順,邏輯合理
正文最好一定要先説結論,通過高度概括簡明扼要地表達清楚此次主題,讓人一看能明白,而不是委婉晦澀。
1、注意結構邏輯清晰,可以用金字塔思維。
2、不要有錯別字,語言用詞正式。這是對別人的尊重,也是自己態度的體現。在郵件發送之前,務必自己仔細閲讀一遍,檢查行文是否通順,拼寫是否有錯誤。
3、善於用1、2、3分點分段列出,並保正每個段落簡短不宂長。另外,若涉及大量複雜數據,可以使用列表進行直觀表達。
附件明晰,控制數量
千萬不要遺漏附件,並且要在正文簡要説明有附件,提醒對方查看。附件需要有意義地命名,可以使用標準格式:日期+主題+姓名。在附件數目方面,注意一封郵件不宜超過4個,數目較多時打包壓縮成一個文件夾。
在商務交往中要表現對他人的尊重,首先就要懂得替他節省時間,只把有價值的信息提供給需要的人,這也是郵件禮儀的重要體現。發郵件雖然是一件很微小的事情,卻需要我們不斷地注意、學習,提升職場好感都藏在這些小細節中。
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