集團公司檔案管理制度
一、檔案是指公司各項工作中形成的,具有保存價值的各種載體的文件材料。
二、檔案應有專人統一管理,維護其完整、準確、系統、安全,並便於集團內共享和方便使用。
三、經營公司行政辦為檔案的業務主管單位,對檔案形成部門進行業務指導和監督檢查。
四、處理部門在文件材料辦理完畢後,應及時將具有保存價值的文件材料整理、組卷,並向單位檔案部門移交。
五、文件材料的歸檔實行隨辦隨歸的辦法。
六、 檔案的保管期限規定為永久、定期兩種。凡是反映單位主要職能活動,有長遠利用價值的檔案,列為永久保存。
七、電子版文件形成後,應制成相應的紙質文件與電子文件一同歸檔,並保證兩者內容、形式的一致。
八、經營公司行政辦對營業執照、組織代碼證、税務登記證、貸款卡等正副本原件及電子版必須統一存檔管理,建立借閲登記和張貼存放登記制度。
九、經營公司行政辦對員工個人檔案必須統一存檔管理,如身份證複印件,户口本複印件,最高學歷複印件,駕照複印件,獲得的各類證書複印件,在公司工作期間獲得的各類獎勵等。新員工入職時進行現場複印,每月15日-20日將新員工檔案提交集團綜合管理部;員工花名冊電子版(基礎信息,培訓信息,養老醫保信息)每月的15日-20日將電子版發集團綜合管理部(利於保險等增減變動);員工調動時原單位將員工檔案交集團綜合管理部,由集團綜合管理部登記後轉移給新單位行政辦。
十、為了便捷工作,公司章程、股東會決議、驗資報告、審計報告、房租合同等要求同時備份電子版存檔。
十一 、公司簽收的政府職能部門的批覆文件,建設過程中的規劃、圖紙資料,公司下發的文件等必須由行政辦保存原件,並完善借閲手續。
十二、集團存檔管理內容:
1、營業執照辦理或變更;
2、每年的審計報告存檔;
3、公司建設過程中政府職能部門或工廠紅頭文件、批覆、圖紙等等(原件);
4、各公司的營業執照、組織代碼證、税務登記證、貸款卡等電子版;
5、員工個人檔案:身份證複印件,户口本複印件,最高學歷複印件,駕照複印件,獲得的各類證書複印件,在公司工作期間獲得的工廠公司各類獎勵證書等。
6、員工花名冊電子版(基礎信息,培訓信息,養老醫保信息)
十三、經營公司行政辦檔案管理內容:
1、營業執照、組織代碼證、税務登記證、貸款卡等正副本原件統一存檔管理,必須建立借閲登記和張貼存放登記;
2、員工檔案存檔(複印件)
3、營業執照、組織代碼證、税務登記證、貸款卡等正副本原件,電子版存檔;
4、考慮工作便捷,要求將公司章程、股東會決議、驗資報告、審計報告、房租合同等,做成電子版存檔;
5、員工調動檔案:原單位整理封口後交由本人,傳遞給集團綜合管理部,集團登記後轉移給新單位行政辦。
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