團支部檔案管理制度
一、歸檔範圍:凡是本班團支部在各項工作活動中直接形成的、已經辦理完畢的、具有查考保存價值的各種文字、圖紙、表格、聲像等不同形式和載體的文件材料,均應依法歸檔,任何人不得以任何藉口拒絕歸檔。
二、歸檔時間
1、文書檔案:本年度形成的各種不同形式和載體的文件材料,在次年開學後的月底前由組織委員統一組織布置立卷工作,各團小組負責本組文件材料立卷工作,按規定要求完成立卷任務,經團支書審定後,移交集中統一保管。
2、團員檔案:團支部評定後,按不同人員要求及時整理歸檔。
3、財務檔案:由本班生活委員年終立卷,保存一年後,統一保管。
4、聲像檔案:在每項工作活動完畢後隨時整理歸檔。
5、實物檔案:所獲榮譽獎品、銅牌等按時間順序隨時編號歸檔。
三、歸檔要求
1、應歸檔的文件材料要收集齊全、完整、核對準確,按照文件材料的形成規律及其內在聯繫,進行分類、立卷,使案卷能正確反映出本班工作活動的真實情況,便於保管和利用。
2、歸檔的文件材料一般一式一份。重要或利用頻繁的,可酌情增加歸檔份數。
3、凡歸檔的文件材料,其製作材料必須利於長期保存,同時要保證圖樣清晰,字跡工整耐久,簽署完備。禁止用鉛筆、圓珠筆和複寫紙製作文件。
4、歸檔案卷要按一定次序系統排列,按照不同門類、載體和不同保管期限分別進行編號,並編制案卷目錄,填寫案卷目錄號。
檔案利用制度
一、組織委員熟悉所藏檔案內容,瞭解本班各小組對檔案的需要,積極主動為本班各項工作提供服務。
二、本班團員需要利用檔案時,應辦理借閲登記手續。利用完畢後,填寫檔案利用效果,及時、真實地反饋檔案利用情況。
三、凡外班團員需要查閲本班檔案時,應持有老師介紹信,經輔導員團支書籤字批准後,方可辦理查閲手續。未經同意,不得將檔案複製或帶出。
20XX級中醫學中西醫臨牀醫學一班
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