有關會議接待的方案四篇
有關會議接待的方案1
為成功圓滿接待“xxx”,按照貴公司的要求,河南康輝國際旅行社特擬定以下方案,請指正、修改。
原則:河南康輝國際旅行社本著“熱情、周到、安全、衛生、快捷”的宗旨確保圓滿完成任務。
一、接待前準備:
1、熟悉接待計劃日程安排,所接待客人名單、抵達時間及交通工具(火車飛機),落實接站車輛車次,接站人員。
2、掌握客人的餐飲、住宿特殊要求和注意事項,做好住宿和餐飲安排工作。
3、提前按要求做好旅遊及行程計劃、安排好旅遊車輛,駕駛人員,導遊人員,旅遊景點,旅遊途中就餐點。
二、接站:
根據客人具體抵達時間,提前半小時抵達(火車站機場)。舉牌接到客人後安全、迅速的將客人及行李安全送達指定的酒店。為客人辦理好入住手續,並讓客人及時瞭解到酒店的基本情景和注意事項。
三、旅遊及行程的安排:
1、導遊要求:
知識豐富,技能技巧熟練,語言生動,具有較高的導遊業務知識和講解、服務水平、實踐經驗豐富。
2、車輛要求:
安排專業旅遊車隊的空調旅遊車,車況好、乾淨,裝置齊全。安排多年駕駛經驗專業的司機,確保客人安全。
四、旅遊保險:
確保此次旅遊活動的安全順利,我社可代辦每位旅遊投保10萬元旅遊人身意外傷害險。
五、會議日程安排:
月日:機(08:00-18:00),提前得知每個客人的航班號航班時間安排接機時間,人員接機,帶領客人上車,司機送客人抵達酒店休息。
A:在大堂內擺放接待臺及歡迎條幅
B:在大堂接待桌上擺放貴公司簽到牌、賜名片、並安排3名專業人員在接待臺協助會務組,為客人簽到辦理登記,併為VIP客戶供給優質服務入住手續。在客人到達酒店時,引導客人前往簽到臺辦理入住等。
C:代定客人往返大交通
D:舉行主題晚宴(根據客戶要求);若有演出,請客戶提出有關演出的主題語言類,歌曲類,小品類,戲劇類等。
E:協助主辦單位安排參會事議
19:00-21:00晚上舉辦宴會廳歡迎宴會
xx月xx日:參加會議。
本酒店參會:上午:8:00-10:00上半場10:00-10:30茶歇
10:30-12:00下半場12:00-13:00中餐
午時:14:00-16:00上半場16:00-16:30茶歇
16:30-18:00下半場19:00-21:00晚宴
xx月xx日:(根據實際情景安排時間)
有關會議接待的方案2
為成功圓滿接待“×××”,按照貴公司的要求,特擬定以下方案,請指正、修改。
原則:本著“熱情、周到、安全、衛生、快捷”的宗旨確保圓滿完成任務。
一、接待前準備:
1、熟悉接待計劃日程安排,所接待客人名單、抵達時間及交通工具(火車飛機),落實接站車輛車次,接站人員。
2、掌握客人的餐飲、住宿特殊要求和注意事項,做好住宿和餐飲安排工作。
3、提前按要求做好旅遊及行程計劃、安排好旅遊車輛,駕駛人員,導遊人員,旅遊景點,旅遊途中就餐點。
二、接站:
根據客人具體抵達時間,提前半小時抵達(火車站機場)。舉牌接到客人後安全、迅速的將客人及行李安全送達指定的酒店。為客人辦理好入住手續,並讓客人及時瞭解到酒店的基本情景和注意事項。
三、旅遊及行程的安排:
1、導遊要求:
知識豐富,技能技巧熟練,語言生動,具有較高的導遊業務知識和講解、服務水平、實踐經驗豐富。
2、車輛要求:
安排專業旅遊車隊的空調旅遊車,車況好、乾淨,裝置齊全。安排多年駕駛經驗專業的司機,確保客人安全。
四、旅遊保險:
確保此次旅遊活動的安全順利,我社可代辦每位旅遊投保10萬元旅遊人身意外傷害險。
五、會議日程安排:(略)
有關會議接待的方案3
一、會議概況:
(一)會議時間:xx
(二)會議地點:xx
地址:xxx
電話:xxxxxxx
聯絡人:xx
(三)參加會議人員
東北九城市公安局主管政治工作局長、政治部主任、政治部祕書處處長、幹部處處長,特邀佳木斯市公安局有關領導與會,約50人。
二、活動日程(見日程安排表)
三、工作分工
成立會議籌備領導小組
組長:xxx
副組長:xxx
領導小組下設辦公室,負責人xxx,具體負責整個會議期間的各項工作。
成員單位:政治部各處、機關黨委、指揮部宣傳處、行政處、後勤保障中心、朝陽分局、淨月分局、錦程分局、巡警支隊、交警支隊領導各1人。
辦公室下設材料組、會務組。
(一)材料組
負責人:xxx
成員:祕書處有關人員
職責:
1.領導講話、主持稿、論文集
2.代表報到、登記,制定花名冊、通訊錄
3.會議須知、日程表
4.代表、工作人員住宿、餐飲分配表
5.製做檔案袋、配記事本、筆、相簿
6.材料裝袋、印製代表證、工作人員證、桌籤
7.乘車編號及分配代表、工作人員乘坐車輛
(二)會務組
負責人:xxx
成員:交警支隊、巡警支隊、政治部各處、行政處、後勤保障中心、指揮部宣傳處、機關黨委。
職責:具體負責請領導參加開幕式、聯絡開、閉幕式會議室、會議接站、食宿、宴請、各項活動統籌安排、紀念品的購買發放、後勤保障及各項協調工作。
1.車輛
負責人:xxx
(1)會議抽調政治部祕書處轎車3臺、幹部處2臺、組織處2臺、老幹部處2臺主要用於迎接代表團。行政處2臺轎車主要用於會務。
(2)會議抽調行政處、後保中心、巡警支隊豐田麵包車各1臺,交警支隊前導車1臺。主要用於參觀、遊覽。
(3)各單位抽調公務車於8月9日上午8:30分到名門飯店會務組報到,理解任務;交警前導車、3輛中客8月10日11:30到名門飯店會務組報到。
(4)聯絡交警支隊,確定具有長春特色參觀路線。遊覽期間,沿線主要街路由交警安排勤務。
(5)各單位抽調的車輛要做到整潔乾淨、無故障、無灰塵。
(6)車輛市內用油由各出車單位自行解決。
(7)聯絡各代表團鐵路定票,為代表自帶車輛加油及送站工作。
2.接站
負責人:xxx
8月9日,各代表團報到當天,由政治部有關領導及政治部各處處長負責迎接。對坐車來的代表,派車在高速公路出口處迎接;對乘火車來的代表,派車到車站迎接(由職責單位自制接站牌)。
具體分工:祕書處負責迎接瀋陽、哈爾濱、佳木斯代表;幹部處負責迎接鞍山、大連代表;組織處負責迎接吉林、撫順代表;老幹部處負責迎接大慶、齊齊哈爾代表。
3.紀念品
負責人:xxx
(1)用於登長白山準備雨衣60件,祕書處負責統計會議代表服裝號,於8月10日發到會議代表及工作人員手中。
(2)奧迪A6車模60輛,由祕書處購買並在會議代表入住時送到房間。
(3)準備給白山市局紀念品10份,以表感激。
4.住宿
負責人:xxx
(1)住宿。會議代表統一住名門飯店。各市局主管政工局長,黨委委員、政治部主任安排單獨住一標準間,其它代表2個人住一標準間,各代表房間內擺放水果、香菸和主要地方報紙。
(2)宴請。9日各代表團報到後,市局在名門飯店舉行歡迎晚宴,擬請x座陪(擺牌)。
(3)要求。會議用餐依籤牌固定餐位,一樓正廳懸掛歡迎橫幅;會議室掛會標,擺放鮮花,代表座籤等,要體現隆重、端莊、整潔。
5.參觀、娛樂活動
(1)遊覽長白山及市區內偽皇宮、一汽大眾公司。
職責人:xxx
負責遊覽期間住宿、用餐、遊玩等活動(淨月分局、錦程分局負責聯絡和派出警衛人員4人、並安排解說人員)。
要求:遊覽長白山要確保安全,每輛車要配備350兆對講機I臺(共5臺),前後呼應加強聯絡(聯絡指揮部通訊處);鑑於路途較遠及長白山西坡封閉的實際情景,要與白山市公安局溝通,協助做好保障工作;車輛進入白山市界,要有白山交警前導車迎接並導,要請白山市局聯絡3名導遊,隨同代表一同上山沿途介紹長白山然風光;負責培訓3男3女既6名隨車導遊(擬從政治部內挑選)。
(2)8月11日晚,舉辦聯歡晚會。
職責人:xxx
負責聯絡晚會場所、邀請樂隊、主持人、在局內挑選5名歌手,制定由各代表團參與的演出計劃(請與朝陽分局聯絡)。
6.宣傳報道
職責人:xxx
(1)負責會議攝、錄影工作。
(2)派攝影、錄影記者各1人,全程跟蹤服務(迎接、會議、遊覽)。
(3)將代表的照片裝入相簿,錄影刻制光碟,在代表返程前交到代表手中。
7.醫療保障
職責人:xxx
門診部派1名醫生全程保障。每一天要定時到代表房間巡、問診,要分研究到去長白山、路途遙遠易暈車,高山缺氧、爬山困難的實際,備有關藥品和醫療器械。
有關會議接待的方案4
一、會前準備工作
1、組織會務班子、明確工作職責。大型會議還要制定詳細的會務工作方案。
2、發出會議通知。包括會議名稱、資料、會期、時間、地點、與會人員範圍。
3、印刷會議日程,編排好會議程式,制定注意事項。
4、大型會議要編組並提出小組召集人、討論地點。
5、大型會議要印製會議憑證。如出席證、列席證、工作證、請柬等。
6、會場佈置、會場佈置要充分體現會議氣氛。(1)懸掛會標、徽記、旗幟等。(2)設定主席臺,落實主席臺領導,安排座次,設定發言席,拜訪席籤、話筒,並保證音響效果。(3)確定會議桌擺放形式,明確劃分分會場區域,並使與會者明確。(4)保證照明、通風、錄音、錄影、空調裝置齊全、有效。(5)擺放適宜花卉。
7、後期服務工作。大型會議要對與會人員的食宿、用車、醫療保健、文化娛樂、安全保衛等做出細緻安排。
8、做好會議發言、投票、發獎、團體照相等方面的準備工作。
9、進行會前檢查或向領導彙報準備工作情景。
二、會務組織與服務工作
1、會務人員提前1小時到達會場,反覆檢查會場準備情景。
2、搞好會議簽到、材料分發。
3、落實主席臺領導、發言人是否到齊。
4、按預訂方案組織與會人員由前向後以此就座。
5、維持好會場秩序。會議開始前5分鐘,關掉會場大門,與會人員入座就緒,無關人員離開會場;開會期間關掉手機,一般不允許找人,無關人員不準進入會場。
6、做好會議記錄,寫好會議簡報。
7、組織照相。
8、為與會人員預訂車、船、機票等。
三、會議善後工作
1、會議結束後,要檢查會場,帶回剩餘材料、席籤等。
2、組織送站。根據與會人員離會時間,提前安排車輛、送站人員等。
3、做好會議檔案的清退、收集、歸檔工作。
4、做好會議報道工作。
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