辦公裝置維修申請單

一、 相關人員職責：
1、行政人事部經理負責安排辦公裝置的採購、督查辦公裝置的使用管理。
2、行政人事部行政內勤
（1）負責新購置辦公裝置的驗收入庫及登記《辦公裝置入庫登記簿》；
（2）負責辦理辦公裝置領用登記手續及建立保管人登記卡；
（3）負責辦理有關辦公裝置短期借用的登記手續；
（4）負責安排辦公裝置的維修、保養。
3、辦公裝置領用人（或借用人）負責所領用（借用）辦公裝置的保管、保證其正常執行並定期檢查維護。
4、部門負責人負責監督本部門員工變更時的裝置交接手續辦理以及督促借用人歸還所借用的辦公裝置。

二、 管理規定
（一）申購程式
1、申請
各部門根據實際需要填寫《採購申請單》，報營業副總經理或部門負責人批准後交至行政人事部，經行政人事經理籤批，由行政外勤或指定的專業技術人員負責採購。
2、辦公裝置的入庫、領用及登記管理
（1）行政外勤將所採購裝置交行政人事部行政內勤驗收入庫，並填寫《入庫清單》，後勤管理員根據清單進行清點後，雙方在清單上簽字。
（2）雙方交接完成後，由行政人事部行政內勤填寫《辦公裝置入庫登記薄》。
（3）裝置入庫後，行政內勤應電話通知領用部門負責人派人前來領取辦公裝置；由領用人填寫《裝置領用清單》，行政內勤按清單把辦公裝置及附件發給領用人，雙方在《裝置領用清單》上簽字，其中裝置說明書及保修卡由電腦部及使用人（留影印件）負責保管。
（4）領用部門負責人應對本部門的新增辦公裝置指定具體保管人，要求保管人填寫《裝置保管人登記卡》並簽字。該卡一式兩聯，由行政內勤和裝置保管人各持一聯。
（5）當保管人因工作變動或其它原因，需將所保管辦公裝置移交時，由部門負責人重新指定接管人，並負責監督雙方辦理交接手續。保管人和接管人清點、移交辦公裝置的數量和使用情況。清點、移交完畢後，詳細填寫《裝置移交清單》，部門負責人、原保管人和接管人三方在清單上簽字。同時原保管人和接管人應到行政人事部行政內勤處辦理《裝置保管人登記卡》資訊變更手續。
（6）公司員工辭職或被辭退時，行政內勤須確認其保管卡上所登記裝置已辦理移交手續，方可在《員工離職手續單》辦公用品及裝置欄內簽字，行政人事部經理需在行政內勤簽字後，方可在行政人事部意見欄內簽字。

三、 各種裝置的維修與保養：
（一）影印機
1、由行政內勤或部門祕書保管。
2、影印機的檢查與維修保養：
（1）保管人員需保持所管理辦公裝置外觀清潔，擺放整齊。影印機應避免日光直射；空氣溼度較大時，開啟影印機後應同時開啟乾燥開關。
（2）保管人員每日需對影印機的執行情況進行不少於一次的檢查。發現問題及時排除。無法排除時應及時通知專業維修公司進行維修。
（3）保管人員每月需根據影印機說明書，對影印機進行一次內部清理。
（4）文印員需嚴格按照裝置使用說明書使用影印機、油印機，如因使用不當造成裝置損壞，需根據損壞程度情況，承擔一定的賠償責任。
（5）當裝置發生無法排除的故障時，應及時與專業維修公司聯絡。如屬需支付維修費或更換零件的專案，需由保管人填寫《裝置維修審批單》，由行政人事部經理稽核、董事 總經理審批，批准後方可進行維修。
（二）、電腦、印表機
1、保管人：專人用電腦專人保管。如同一臺電腦、印表機有兩個或兩個以上使用人，由部門負責人指定人保管。
2、 電腦、印表機的使用控制
（1）專人電腦專人使用。其它人員如因特殊情況需使用該電腦的，必須先徵得區域總監或部門經理同意後方可使用。為防止檔案內容外傳，對重要檔案或密級檔案需設定密碼鎖定，由電腦部系統工程師定期檢查。
（2）財務部電腦、印表機僅限於財務部人員及系統工程師使用，其它人員一律不得動用。
（3）各部門電腦、印表機應儘量專人專用。如因工作需要，確需多人使用同一電腦時，需指定專人負責保管及維護、保養。各部門印表機需指定專人負責保管及維護、保養。
3、 檢查與維修保養
（1）保管人需保持電腦、印表機外觀清潔，擺放整齊。電腦、印表機應儘量避免日光直射、振動、頻繁開關及強電流衝擊。
（2）電腦或列印機發生故障時，使用人需及時與電腦工程師聯絡。為防止檔案丟失，在故障原因不明時，不得隨意開關電腦。
（3）電腦保管人每兩月需查殺一次計算機病毒。平時，如發現電腦有使用異常的狀況也應及時查殺病毒。
（4）若屬電腦硬體損壞，經系統工程師查明，需支付維修費用或更換硬體時，應由系統工程師填寫《裝置維修審批單》，交電腦部經理稽核（500元以下）可進行，500元（含）以上費用須董事 總經理審批後，方可進行。
（5）如屬使用不當造成電腦或印表機損壞的，保管人和使用人需承擔一定的賠償責任。
（三）傳真機
1、 保管人：由行政內勤或部門祕書負責保管。
2、傳真機的保管與使用
（1）員工發傳真稿，應在《發出傳真登記本》上登記；並在稿件發出後及時通知發稿人。
（2）行政內勤或部門祕書收到傳真件時，應及時通知有關人員領取傳真。領取人需在《接收傳真登記本》上登記。
（3）員工使用公司傳真機收發私人資料需按外單位人員同標準收費。
3、檢查與維修保養：
（1）行政內勤或部門祕書需保持傳真機外觀清潔，擺放整齊。不得頻繁開關電源。
（2）行政內勤或部門祕書需經常檢查傳真機的使用情況，及時加入紙張，發現問題及時排除。
（3）如遇無法排除的故障時，需通知專業維修公司進行維修。
（4）當需支付維修費或更換零件時，需填寫《裝置維修審批單》報公司經理審批。
（5）如使用不當造成傳真機損壞，保管人需承擔一定的賠償責任。
（四）照相機、錄影機、攝影機、音響器材的管理
1、保管人
照相機、錄影機、攝影機、音響器材平時由行政內勤負責保管。在其它部門人員借用上述裝置期間，由裝置借用人負保管責任。
2、 使用控制
（1）有關部門在借用上述裝置時，需填寫《裝置借用申請單》由營業副總經理或分行（部門）營業經理簽字後報行政人事部經理審批，經審批同意後交行政內勤備案。

（2）借用部門使用完畢後，將裝置交回行政內勤。
3、 檢查與維修保養
（1）上述裝置保管人員需保持裝置的外觀清潔。
（2）裝置應存放在避光、通風處。如長期不用，需由保管人每月開啟1小時，以防愛潮損壞。
（3）如裝置發生損壞，需由裝置保管人提交書面說明，部門負責人簽字後，交行政內勤。行政內勤填寫《裝置維修審批單》，附以上書面說明交行政人事部經理稽核，董事 總經理審批。批准後由行政內勤聯絡專業維修公司檢查維修。如屬責任事故，裝置保管人及使用人需承擔一定的賠償責任。
（五）打卡鐘的使用管理
1、保管
打卡鐘由行政內勤或部門祕書負責保管。
2、檢查與維修保養
（1）保管人應每週至少檢查一次打卡鐘的執行情況，根據117報時臺時間調校時間，並保持打卡鐘外觀清潔。
（2）當裝置發生無法排除的故障時，需及與專業維修公司聯絡。如需更換零件或支付維修費，需由行政內勤或部門祕書填寫《裝置維修審批單》，營業副總經理或分行（部門）營業經理簽字交行政人事部經理處審批。
（3）如屬使用不當造成裝置損壞的，由保管人承擔一定的賠償責任。

四、 檢查與記錄
1、《入庫清單》由裝置採購人和行政內勤各執一份，儲存期三年，期滿後可銷燬。
2、《辦公裝置入庫登記簿》由行政內勤永久儲存。
3、《裝置領用清單》由行政內勤和裝置領用人各執一份，儲存期三年，期滿後可銷燬。
4、《裝置保管人登記卡》由行政內勤和裝置保管人各執一份，永久儲存。
5、《裝置移交清單》由交接雙方、部門負責人、行政內勤各執一份，永久儲存。
6、《裝置維修審批單》由申請人儲存一年。
7、《發出傳真登記本》、《接收傳真登記本》由行政內勤或部門祕書儲存一年。
8、《裝置借用申請單》由行政內勤儲存三年後銷燬。