怎樣才算開了個好會
大約100 年以前,美國人亨利·馬丁·羅伯特將軍出版了《羅伯特議事規則》,此後的一個世紀以來,人們將此書奉為民主議事的圭臬。《羅伯特議事規則》的偉大之處在於其為開會這件平常事建立了一套完整的流程,讓會議不至陷入無序,引起矛盾,還保障了決策的合理性。
可如今,我們的會開得還是缺少章法,大會開得繁瑣,小會開得隨意,開會之前稀裏糊塗,開會之後也沒能明白清楚。人們普遍對開會沒能增加多少好感,只是不斷地開會,“文山會海”依然是很多公司做事效率低下的真實寫照。
把羅伯特的理論套用到企業的現實中來,我們在這裏簡而化之地梳理一份適用於企業開會的方法,看看為了一個高效而美妙的會議應該做些什麼。
弄清究竟為何來開會
開會必須具有目的性,意在通過眾人討論做出某項與公司利益相關的決議,一個不知道為什麼而開的會必然以跑題和沉默為主。每個與會者在進入會議室之前,都應該已經想好自己的觀點和今天要説的話。“頭腦風暴”嚴格來説並不是有效的會議形式,因為即時的提出想法,很難做出最優的選擇。借用開會討論,激發想象,從無到有創建新的方案,實際上往往是不得以而為之的做法。開會講求有備而來,每個人構造想法的過程應該在會前完成,開會的任務只有一個——就問題找出最好的解決辦法。
因此要有一些會前的工作,議程、需要討論的內容以及每個人的相關任務,應該有專人負責起草和發送郵件,即便是例會,這麼做也能夠增強員工們的重視程度。當然,員工也可以在郵件中提出新的問題,讓大家儘早形成想法。另外,有一個小技巧可以讓員工們對會議更有準備和期待,就是提前透露會議上要決定的事宜和可能將要達到的效果,此舉等於對會議進行了提前的預熱和炒作。
假如會議只是單純地佈置任務,作用多半不會太積極,因為大家沒有獲得自己的表達時間和話語權,一味地坐着聽命,容易導致情緒低落。如果能夠以郵件或私下溝通的形式代替,則會顯得更為得體。
執行好個人的角色
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