公協祕書部工作計劃

祕書部作為公共關係協會的重要部門之一，負責各種文職工作，協調協會內部各部門開展工作，管理好協會的重要資料，是溝通協會上下的橋樑。本屆祕書部希望在傳承往屆良好傳統的同時，創新工作，進一步擴寬部門的工作範圍，努力使祕書部成為協會的內部樞紐，外部形象代表。具體工作計劃如下：

一、 小朋友的培養

小朋友是協會，部門未來發展的希望，他們的能力、歸屬感關係到協會以後的發展方向，因此小朋友的培養是一切工作之首。而小朋友的培養又是一項長期，艱鉅的任務，我們應該在任何時期都注重去做。為此，我們按時期分了以下幾點：

(一) 招新：

招新是協會在這個學年的開始，它的好壞與協會在這一年的發展有很大的關係，因此，招新時對小朋友的標準和要求一定要明確好，能力可以培養，但是性格和責任心很重要；

(二) 平時生活：

部長們在平時的生活中應該負責好以下三個的職能：專業職能，情感職能，交流職能。

（1）專業職能：專業職能主要是針對本協會的職能----公關知識，部長們在平時和小朋友的聊天或工作中應該將自己所掌握的公關知識傳遞給小朋友們，讓他們在公關知識的氛圍中成長；在這方面不一定要開會聚在一起才能實行，我們可以在平常的生活中灌輸這些知識，例如：用飛信定期發相關的知識，即可以當作溫馨提示，也可以學到東西有助於我們之間的溝通。還可以介紹一些好的視訊，書籍給大家增值自己。在一段時間之後，我們可以舉行一個部門內部的公關知識大賽，考驗我們的成果。

（2）情感職能：情感職能主要是針對小朋友對協會的感情、歸屬感的問題。協會並不像學生會那樣有著強制性，他是靠感情來維持的。因此，培養小朋友的歸屬感很重要，部長們在空閒時間應該多和他們聊天，關心他們的生活，盡力幫助他們所遇到的問題，特別是開學初幫助他們去儘快適應大學生活，而溫馨提示是重中之重；

（3）交流職能：交流主要是針對小組內部成員、小組與小組之間、部門與部門之間、協會與協會之間的交流，根據上一年的經驗，祕書部在小組之間的交流是做得不夠的。部長可以帶領小朋友多在Q群發言，小組內或小組間可以有空就一齊吃個飯或宵夜，讓大家多作交流，也可以多搞些部門內的活動或部門間的聯誼；

(三) 培訓

新生參加我們協會，更多是衝著培養自己的公關知識而來的，如果它們在此學不到有用的東西，將會有損協會的形象，而且不利於留住人才。因此，一定要落實好定期培訓和注重培訓的內容：

時間：招新後兩星期內，常規每月一次；（一學期不少於四次）

內容：“祕書部職能”、“如何適應大學生生活”、“公關知識”、“社交禮儀”、“公文寫作”等等

培訓人員：主要是祕書部各位部長，也可以邀請其他部部長，或者請前幾任協會的師兄師姐作經驗交流，條件允許的話可以邀請徐鋼英老師等著名講師；

培訓一方面可以增加小朋友們的公關知識，也可以有利於他們之間的交流，並且也可以藉此介紹我們的公關精英大賽，打響我們的品牌。

(四) 活動

上面所說到的培訓只是理論方面的，而要想培育公關能力則要靠活動來實踐。在部門內的活動可以完全交給小朋友們去組織，鍛鍊他們的能力；而在培訓後也可以讓他們代表協會參加啊一些活動，例如拉贊助、代表協會參加其他協會的活動等。而協會的活動也應該儘早讓小朋友去參加，畢竟協會的工作量很大，需要小朋友的參加，而且也可以讓他們接觸到公關的活動。我們應該制定好人員表，儘量每一次參加活動的人員都不同，一來可以讓他們不會覺得工作量大，二來可以讓他們每一個都得到鍛鍊的機會。特別在第二學期，必須進一步放手讓幹事去接觸協會事務，如品牌活動公關精英大賽，一方面鼓勵幹事們積極參加比賽，另一方面也可以讓部分幹部帶領適當數量的幹事負責比賽的籌備推行工作，進一步鍛鍊他們的能力；

最後，在每次培訓或活動後都應該讓他們作一下總結，讓他們知道自己學到了什麼，並且在下一次應該注意些什麼。

注：部長在帶小朋友時需要細心，耐心和責任心。重視每一位小朋友，與它們一齊工作，給它們更多的機會去展現自己。

二、 部門本職工作

（一）活動的準備、總結工作

包括活動前的準備會議，前期向社聯申請活動的相關事宜，協會內部溝通工作，邀請外賓工作，活動簽到工作，活動後的總結會議等等。正部負責整體的協調和與其他部門溝通，反映情況，並且爭取參與到活動中去。而落實工作將由副部們輪流負責，到後期可以把工作逐漸安排讓小朋友參與、負責，和他們一起工作、體驗，有利於增強幹事們的存在感以及加強部門凝聚力。

注：社聯辦公室上班時間是：每週一至週五，中午11:50-12:30下午4:30-5:30 由於社聯是每週一遞交社團相關的申請表到書記辦公室審批，週四通知社團負責人拿批條的，為提高辦事效率，遞交策劃書最好在每週一，且可與申請課室，海報，橫幅，宣傳攤位等同時進行，根據活動涉及的相關地點，分別到華山和五山辦公室申請。

（二）建立健全的資料庫

1）協會內部資料整理工作：整理協會內部的文書，資料，建立資料庫存檔，並把資料轉交給宣傳部以便更新協會部落格，電子相簿和視訊。協會內部資料的整理工作繁瑣而重要，它記載著公協發展的歷史。協會的發展需要資料的整理，具體將由各副部負責相應部門，跟蹤督促其部門內部的資料整理資料交由祕書部整理。

1向各部門收集活動的相關資料：包括圖片，視訊，宣傳單張，活動總結等

2對資料進行篩選，分類，排版

3儲存新的資料，更新資料庫

2）建立資料庫：例如公關知識的資料庫等等

（三）與學術部共同負責協會的文化建設

文化建設是協會內部建設其中一個重要組成部分，它默默影響著協會內的每一位成員。良好的團隊文化氛圍，有利於增強協會的凝聚力和向心力，甚至，它可以作為一種無形的推力，鼓勵每一位隊友向著協會最高的目標而努力。文化建設的工作不是一蹴而就的，它需要我們祕書部和學術部時刻關注著協會的動態，不斷更新有關資訊，以便全協會成員感受到協會的文化傳遞。

（四）落實交流職能與情感職能

1）落實交流職能：招新後安排兩組兩組的小規模部門內聯誼，讓部門內的小朋友儘可能的認識更多的人，聯誼的方式不限，可在飯堂溫馨聯誼，在戶外聯誼，帶隊出去參觀聯誼等等，視情況而定。條件成熟後將與其他部門進行聯誼。

2）落實情感職能：在特定的時間或活動發出溫馨提示。溫馨提示不僅要發給小朋友，還要發給協會的師兄師姐。本著感恩的心去做，堅持不懈。每個部長可專門負責某些特定的人。這項工作需要登記。各位副部也需要定期與小朋友有交流，這要體現在各位副部的小朋友培養計劃上，可通過電話，簡訊，聯誼，聚會等形式，向小朋友滲透協會的精神，本部門文化，介紹公關知識。

（五）祕書部內部分工

祕書部由6位部長組成（1名正部長，5名副部長），各部長間職能必須分工好，落實好。具體如下：

正部長：協調、統領整個部門的工作。部長和其他部門、會長團協調好祕書部的工作。帶領副部長，整理、更新整個協會的通訊錄和空閒時間表，與外校公協或相關組織的聯絡和合作，協會資料庫的整理及更新，計劃部門建設，部門發展計劃，跟進副部門的工作等。

副部長：落實好部門本職工作及小朋友的培養方案，落實部門負責的工作。

（1） 針對協會內部工作，副部門將實行責任制，每個副部負責相應的協會其他部門，落實好通知，整理部門資料，督促其他部門落實溫馨提示及其他相關工作.

（2） 針對部門內部工作，各位副部將實行輪換及責任制。特別是針對活動的神情，每個副部輪流進行。（因為灶堅住在華山，所以要多幫忙負責申請工作）部門內部會議的主持由5位部長輪流擔任。

三、 部門職能拓展――建立外交網

致力於打造一個更廣泛，更深入，更高層次的人際關係網，瞭解各大高校或其他相關組織的動態，為協會建立更大的發展空間。

（一）協會內部

由部長和其他部長協調，爭取部門承包工作或活動，例如一些活動的策劃和主持，給更多的機會給小朋友發揮所長，一展身手。

（二）華農其他協會

安排人員積極參與其他協會的活動，加強協會間的合作，爭取與其他協會一起舉辦一些全校性的影響力大的活動。

（三）華農學校或學院的公關部、外聯部

多與各學院的公關部、外聯部聯絡，一方面可以邀請他們參與我們的交流會，分享經驗，另外一方面可以方便開展相關培訓時借課室。

（四）廣東其他高校公協

祕書部已經總結出廣東高校公協的交流通訊錄，之後將由每位部長們負責若干高校，和他們的聯絡人保持好聯絡，方便我們以後邀請外賓，組織一些跨校的活動，甚至更大的活動。這將是祕書部的重頭戲，每位部長必須認真落實。另一方面，積極參加各大高校的大型活動，吸取經驗，看是否有新的管理方法，推陳出新。

華南農業大學公共關係協會祕書部

20XX．07．06