演講與口才:會議總結的語言技巧

會議總結是會議對會議情況的歸納性陳述，是對會議的畫龍點睛之筆，關係到會議能否開得圓滿成功，關係到會議質量的高低。會議總結看似簡單，但要做好它，也並非易事。
　　做會議總結髮言，應尊重事實，一分為二，既充分肯定成績，又指出不足之處，尤其要對今後努力方向和奮鬥目標予以強調。
　　（1）會議總結的方式。
　　有效地進行會議總結，可以採用如下方式：
　　一是穿珠式。與會人員的發言中，不乏閃光之處，但由於各人掌握的情況或認識水平的侷限性，這些思想火花只是些“零珠碎玉”。會議應站在更高的層次上，用發展聯絡的觀點，把這些“零珠碎玉”穿起來，形成有價值的會議總結。
　　二是歸納式。與會人員列舉了許多互有聯絡的事實，但對這些事實僅處於感性認識階段，會議應運用歸納求證法，從中找出有規律性的東西。
　　三是昇華式。與會人員都表述了自己的見解，但表述得都不夠完善和深刻，這就需要會議對眾人的思想加以昇華，將與會人員心中所有、口中所無的內容表達出來，使眾人的認識水平上升到更高的層次。
　　四是評論式。這種方式一般用於策略性研究會議上。在與會人員充分地獻計獻策後，會議要對這些意見作出評論，同時表明自己的態度。當然在評論方案時要有分析，表態應注意方式，不要傷害與會人員的自尊心。
　　五是拍板式。當做決策的各項客觀因素，大家的態度已經明瞭時，就應及時拍板定案，不可猶豫不決，喪失良機，不然就會給工作帶來更大的損失。
　　（2）常見的會議總結方法。
　　會議作總結，應根據不同的會議種類，有所側重，有所區別。
　　一是解決問題會議總結法。每一個問題討論完畢，會議都要做一次歸納，形成一個一致的意見；全部問題討論完畢，會議再做簡要的會議總結，歸納一下會議的成績與不足，強調一下有關問題。如果需要將會議決議內容形式一個檔案或會議紀要，則當場交由承辦人落實。如果需要舉行下次會議，則同大家商定下次會議的開法與時間。
　　這類會議總結中，除了對會議的整體情況進行回顧和概述外，如果會議中有些問題還沒有得到解決，有待進一步研究時，在會議總結中也可以一併向與會人員交代清楚。
　　二是決策性研究會議總結法。這類會議在最後作總結時，應做到以下三點：一是充分肯定會議取得的成效是大家共同努力的結果，這樣有利於增強會議的積極氣氛，也有利於今後這類會議開得更好。二是一定要把所有有價值的意見儘可能不遺漏地綜合起來，給予肯定，即使完全未被採納的意見，也應肯定它的價值，或表示在其他場合可供參考。三是一般不要“封口”，永遠不要把某些意見說得十全十美，給予全面肯定，而對另外一些意見給予全面否定，因為這樣做是不明智的。同時，應明確表示，希望大家散會後還要繼續思考、積極探索，歡迎並隨時準備傾聽大家新意見，等等。
　　總結這類會議最忌諱的是，與會者發表了十條意見，會議在最後作總結時，卻發表了一通早已想好的，與眾多意見相悖的意見。這樣，大家就會視其為自視高明，剛愎自用，久而久之，便會降低大家參加這類會議的興趣，積極探索的空氣就會窒息。
　　三是全體員工會議總結法。全體員工會議總結的主要內容有：①簡要說明會議是在什麼情況下閉幕的；②回顧會議過程，概括會議內容，總結大會成果，在肯定成績的同時，指出不足與努力的方向；③向與會人員提出貫徹執行會議決議要求，表示祝願或給予鼓勵；④鄭重宣佈會議閉幕。
　　這種會議的閉幕詞與一般會議總結是有區別的；前者對會議情況的總結是高度的概括，後者則比較深入具體；前者的文字比較嚴謹莊重，後者則較輕鬆隨便。
　　（3）會議總結的表達。
　　會議總結的表達方式有如下三種：
　　一是口頭表達。即由會議對會議作個簡要的口頭總結，不留文字性的東西或事先不寫總結性講話稿。這種方式適用於時間短、議程短、議題少的會議。
　　二是書面表達。即由有關領導或文祕人員撰寫文字性總結材料，形成諸如閉幕詞、會議總結講話、會議紀要之類的會議專用文書（檔案）。
　　三是綜合表達。這種方式分為以下兩種：①先口頭表達後成文，即先由會議主持人作口頭會議總結，會議結束後再整理成檔案（書）；②先成文後口頭表達，即先把會議總結形成文字材料或形成會議專用文書（如閉幕詞、會議總結講話等），然後由會議領導人拿到大會上去宣讀。
　　會議總結講話是在會議即將結束的時候，會議領導人結合會議進行情況，對與會人員提出進一步要求的總結性講話