民生銀行實習日記：辦公室工作流程

20XX年8月15日

今天主要了解了辦公室的工作流程，從每日，每週，到月度，季度，半年度，及年度工作安排，還有日常工作安排。

辦公室雖然不涉及業務，但是雜務很多，雖雜卻很重要。好的制度保障辦公人員有效並及時的完成工作。

收發檔案流程，並且針對不同地方的檔案對待的方式也是不同的，如總行、銀監局的檔案需要標註檔案號，檔案要有抬頭等規格要求，並且需通過整個銀行都使用的系統OA，若是分行自己發的類通知性檔案就會通過分行自己的NOTES郵箱，格式隨意些。

重要檔案的號碼，以日期編寫，方便以後的查詢。查詢歷史檔案也需要申請，這樣保證了檔案的安全性。機要檔案按程度分為三類：絕密、機密、祕密，三類檔案有不同的對待方式，比如絕密檔案只能看，不能影印，機密及祕密檔案不得流轉。

祕書的首要工作就是服務於領導。對於宴請工作，受邀或者邀請客人，及外出活動都有明確的執行步驟，如：分析活動的性質、目的、重要性及相關參與人員，通知領導，並給予建議；安排出車、餐飲、住宿等問題；提前一天通知領導活動的時間、地點。細緻的流程保證活動當日領導的行程順利及祕書準備工作的便利。

印章是公司中極為重要的部分。印章的申請，刻制，銷燬，外出，使用都有明確規定。印章有公章、手簽章等，保衛處也有印章。重要的印章使用申請會較為複雜，如公章。保衛處的印則使用申請流程十分簡單。

通訊錄的製作方便了員工之間的聯絡。由於人員較多和人員變更，需要總行、分行、支行逐次進行核對。

民生有內網和外網。內網是他們自己的網路，能夠上民生銀行內部的官網，有通知、新聞、郵箱、論壇等功能，並且有一個類似qq的聯絡系統，可以找到民生內的每一個員工。外網則和普通的網路相同。

季度例會工作流程是我見到介紹字數最多的一個流程，也可以大概感覺出民生對例會的重視。請示會議時間，參會人員，會場（投影，音像，餐飲，停車等），初步草擬流程並上報，確定會場聯絡人並明確會議要求，提前3－5日下發通知和邀請，提前2日起草會議議程並上報，與領導溝通，會議指南定稿，與會場聯絡人明確相關要求，會議物品（筆記本，備用筆記本，印表機，墨盒，錄音筆，u盤，ppt控制器，電池，筆本紙，彩紙，曲別針，訂書器，信封，剪刀，膠水，膠帶，藥，長尾夾，便籤，煙，酒，茶，茶歇，礦泉水），文字材料（會議指南，座點陣圖，簽到表，領導ppt，詢問其他部門是否有上會材料），提前製作背板並散味，訂鮮花，安排速記，拍照等，車證，確定簽到人員，安排領匯出行，會議水牌，前一天佈置會場，當天記錄（錄音）等。

這份例會工作流程真的是面面俱到，小的物品如剪刀，膠帶都有提到，雖然看起來冗長，但是卻大大方便了祕書的準備，只需要準備好，而不必每次想需要帶什麼。準備的不一定都用得上，但充足的準備防止會議會因為細小的事情而影響進度。

督辦工作，民生為預防員工不能按時完成工作而規定了督辦的流程。銀行更有銀監局在協助管理，為了防止銀監局由於內部人員檢查不能做到公正公平，民生還特意請了其他企業的人才到民生進行監管。

總的來說感覺民生辦公的優勢在於流程的安排最大程度的減少了領導的工作量，如收檔案的過程：收文－檔案處理員－辦公室主任－檔案處理員－相關領導－檔案處理員－部門負責人－具體辦理人－部門負責人－檔案處理員－歸檔。出現最多的就是檔案處理員，收到檔案的領導不需要想自己批完發給誰，只要退回檔案處理員處即可。

民生另一個優勢是OA系統，完全按照規定的流程執行，否則系統不允許進行下一步，系統保證了高效準確的執行流程。系統OA規定收文時需手工錄入檔名，來文文號，生成收文文號，紙質檔案掃描作為附件內容，這樣利於整理檔案，日後方便查詢

問題：會籤部門是什麼？

點評：流程不僅是工作質量的保證，也是工作效率的保證。

流程化與標準化是現代企業管理非常重要的一項內容。　

流程化有三個層次

1、低階流程化：關注流程指標及流程間介面的順暢性；

2、中階流程化：關注端到端流程的績效；

3、高階流程化：關注業務模式優化，與戰略組織緊密結合。