商務函電寫作規範
商務函電的作用,一是索取信息或傳遞信息,二是處理商務交流中有關事宜,三是聯絡與溝通感情。
商務函電的寫作應掌握7C原則,即:
完整(complete)
正確(correctness)
清楚(clearness)
簡潔(concreteness)
具體(concreteness)
禮貌(courtesy)
體諒(consideration)
完整:商務函電應完整表達所要表達內容和意思,何人、何時、何地、何事、何種原因、何種方式等。
正確:表達的用詞用語及標點符號應正確無誤,因為商務函電的內容大多涉及商業交往中雙方的權利、義務以及利害關係,如果出錯勢必會造成不必要的麻煩。
清楚:所有的詞句都應能夠非常清晰明確地表現真實的意圖,避免雙重意義的表示或者模稜兩可。用最簡單普通的詞句來直截了當地告訴對方。
簡潔:在無損於禮貌的前提下,用盡可能少的文字清楚表達真實的意思。清楚和簡潔經常相輔相成,摒棄函電中的陳詞濫調和俗套,可以使交流變得更加容易和方便。而一事一段則會使函電清楚易讀和富有吸引力。
具體:內容當然要具體而且明確,尤其是要求對方答覆或者對之後的交往產生影響的函電。
禮貌:文字表達的語氣上應表現出一個人的職業修養,客氣而且得體。最重要的禮貌是及時回覆對方,最感人的禮貌是從不懷疑甚至計較對方的坦誠。商務交往中肯定會發生意見分歧,但禮貌和溝通可能化解分歧而不影響雙方的良好關係。
體諒:為對方着想,這也是擬定商務函電時一直強調的原則:站在對方立場。在起草商務函電時,始終應該以對方的觀點來看問題,根據對方的思維方式來表達自己的意思,只有這樣,與對方的溝通才會有成效。
商務函電的種類包括:商洽函、詢問函、答覆函、請求函、告知函、聯繫函。從商務函
電的具體使用功能來講,又可分為:來函處理答覆函、訂貨函、任命函、祝賀函、感謝函、介紹函、邀請函、聯絡函、致歉函、慰問函、唁函、推銷函。
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