公司辦公設施管理規定
職場規章制度2.64W
第一節 辦公設施管理
一、辦公設施分類
辦公設備:包括打印機、打印機、複印件、傳真機、服務器、軟件、等物品。
辦公打印機:包括辦公桌椅、會議桌、洽談台、文件櫃等物品。
二、辦公設施採購
(一)辦公設施的採購,由行政部統一購買。每年年未由各部門提出下一年度購買需求,提交行政部彙總並編制下一年度辦公設施購置計劃和預算,經財務部複核、總經理審核後,報董事會審議。
(二)根據年度辦公設施購置計劃,由使用部門提出書面報告,經綜合行政部與財務部會審,報總經理批准後,歸口行政部購置。計劃外的辦公設施購置,除辦理以上手續外,需特別説明購置的理由, 並報董事會批准後實施。
(三)購置、建造單項價值在 5 萬元以上或總價值在 20 萬元以上辦公設施時,必須按招標方式進行,並報董事會備案。
三、辦公設施的管理
(一)辦公設施編號
1、辦公設施實行編號管理,由行政部會同財務部,在辦公設施交付使用的當天,進行登記並統一編號。
2、編號辦法:編號形式為:公司英文標識 + 分類符號+ 計算機代碼。
①辦公設備編號(****-yp-xxx;包括:打印機,打印機,軟件,服務器,傳真機等物品)。
②辦公傢俱編號(****-jj-xxx;包括:辦公桌椅,會議台,洽談台, 文件櫃等物品)。
(二)辦公設施標牌製作
1、定製統一的辦公設施牌,標牌的內容包括:公司英文標識 + 分類符號+ 計算機代碼。
2、標牌的材料為即時貼,由行政部會同財務部在辦公設施交付使用的當天,進行登記並貼上標牌。
四、辦公設施的異動管理
(一)辦公設施的租賃、出租、出借、抵押、擔保、調入、調出、報廢等,必須由使用部門提出書面報告,經行政部與財務部會審,由財務經理審核確認並報總經理批准後方可辦理相關手續。
(二)辦公設施的內部轉移,由使用部門或使用人提出書面報告,經行政部與財務部會審,報總經理批准後實施。
(三)按規定程序發生的辦公設施異動,行政部應在手續完成後的當天作相應的登記,並填寫《辦公設施異動通知單》,財務部應在手續完成後的三天內根據《辦公設施異動通知單》作相應的帳務處理。
五、無關人員無故不要進入傳真區域, 更不準擅自翻閲甚至取拿傳真件。
六、不得傳真私人資料和未經批准手續先行發出傳真。
七、傳真機的使用注意事項(不得把下列稿件傳入傳真機)
1、塗改液未乾或稿件有塗層;
2、稿件有皺紋、折縫或嚴重捲曲;
3、破裂的稿件或稿件過厚;
4、炭紙或背面有炭的稿件。
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