購買辦公用品申請書
一、目的及適用範圍
1、厲行節約,杜絕浪費,物盡其用;
2、公司所有辦公用品的申購、領用、發放等相關事項均適用於本辦法;
二、管理組織
1、公司財務部負責公司辦公用品、耗材的採購、保管、發放、費用分攤及報銷
2、各部門根據財務部領用標準提報並領取使用;
三、管理內容
1、辦公用品的申請
(1)、各部門指定專人負責部門內辦公用品及耗材、設備設施的管理使用,個人用品由本人負責;在每月10日和20日前根據本部門需要,填寫《辦公用品領用申請單》(附件1),經過部門領導同意後,轉財務部;
(2)、財務部資產用品管理人根據個人辦公領用標準及辦公用品庫存情況,確認各部門領用數量,彙總核算,報總經理同意後,轉財務部指定專人(資產採購專員)管理組織採購進貨;
2、辦公用品購置
(1)、採購專員購買到位後組織驗收,辦理入庫手續,填寫《入庫單》(附件2)。
(2)、辦公用品原則上由財務部統一採購。
(3)、財務專用辦公用品由財務部自行執行採購,但申購、入出庫手續必須遵守相關採購審批和領用規定。
3、辦公用品的入庫
(1)、資產管理專員根據《入庫單》所列物品與所需採購物品核對,並清點入庫,填寫《辦公用品庫存台帳》(附件3)。
(2)、資產管理專員應每月對庫存辦公用品進行盤點,做到帳物相符;
四、辦公用品的領用保管;
1、資產管理專員在入庫完成後,聯繫各部門辦公用品領用人領取。;
2、屬於需臨時支領的辦公用品,經總經理批准後,報財務部按實際需要或標準核定後領取,辦理出庫手續;
3、對於大件器具類辦公用品,各部門應本着多人合用原則組織領用;同時確定使用人。
4、如因工作調動或離職,須按公司規定將個人保管的所有辦公用品(耗材除外)全部交回財務部,需要本部門繼續留用的,確定使用人,便於財務部門跟蹤辦公用品的使用情況。
五、機器耗材(配件)管理
1、公用辦公機具、耗材、配件使用購買,由行政助理在每月《辦公用品申請單》中的填寫。
2、計算機配件如顯示器、鍵盤、鼠標等出現故障需要更換的,由人事行政部確認不能維修的,可報財務部門申請辦理領用手續,並將已壞配件歸還財務部。
3、對於打印機、傳真機耗材,各部門應本着節約原則,提前作出需求計劃,通知財務部;同時財務部作為管理部門,應對相應耗材的使用情況有詳細瞭解,對於常用、耗費量大的物件作合理庫存。
4、資產管理專員對以上機器耗材(配件)同時也應建立台帳進行管理。
六、辦公用品及耗材的盤點及費用分攤
1、資產管理專員每月末應對庫存物品進行盤點,保證庫房物品帳務相符。
2、資產管理專員在每月30日前應對辦公用品、耗材按各部門領用情況,將費用分解到各部門,進行費用核定,填寫《辦公用品、耗材報表》(附件4),明確各部門費用。同時財務部將《辦公用品、耗材報表》中的各部門費用抄送各部門負責人。
3、庫房管理:庫房物品必須名目清晰、擺放整齊,非庫房人員,未經許可不得進入庫房。
4、報銷:財務部部採購人員以《物品申購單》、《入庫單》、《辦公用品、耗材報表》作為報銷依據進行報銷。
七、相關説明
1、對於不能按時提報辦公用品月度申請表的部門,財務部有權認為該部門當月無辦公用品申請,不予採購相應用品。
2、部門申請物品或金額超過計劃標準,財務部有權取消相應金額的申請數量。
八、附表
1、《辦公用品領用申請單》(部門填寫轉財務部)
2、《入庫單》(資產管理專員)
3、《辦公用品(耗材)庫存台帳》(財務)
4、《辦公用品、耗材報表》(財務)
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