大學文祕教育專業綜合教學實習報告
為了鞏固文祕專業的理論知識,提高實際操作能力,豐富實際工作和社會經驗,掌握實踐技能,將所學知識應用於實際工作,特別進行了一個月的實習活動。
一、實習時間
本次實習活動從20XX年3月23日開始,持續至4月18日,將近一個月的時間。
二、實習地點
由於當時選擇了留校實習,通過我們系老師的聯繫和推薦,我被分配到了Xx農業大學體育與藝術學院教務資料室,與其他四位同學在教務資料室和迎評資料室實習。
平時領導我們進行具體工作的是體藝學院的教學祕書,作為一位祕書工作者,指導我們文祕教育專業的實習工作意義重大。
三、實習內容
按照老師的安排,我明確了實習目標,注重在實習階段對所學的文祕理論知識進行鞏固和提高,以實現理論知識指導日常工作實踐的目的。
(一)實習的具體情況
由於祕書工作範圍比較廣,任務也比較繁雜,需要考慮的東西較多,需要注意的地方也很多,所以祕書工作應該講究細緻、仔細。實習過程中,我們做的具體工作主要有以下幾項:
1、修改、完善體藝學院老師的教學日曆
根據老師的要求,檢查體藝學院老師製作的教學日曆中的問題,然後統一修改。由於教學日曆是在excel工作表中製作的,修改的前提條件是掌握一些電子表格的操作知識。
對於我們來説,學習過計算機office辦公軟件的運用,但是在實際的學習中,很少用excel表格進行實踐。剛開始修改教學日曆時,感覺並不是很熟練,老師很細心地為我們進行指導,並且實際操作為我們演示,經過鍛鍊,我們逐漸掌握了其中的技巧,幫助老師修改,製作完善了很多教學日曆。
2、整理資料室的圖書資料和試卷資料
體藝學院的迎評資料室裏的一些資料存放秩序有些混亂,這就需要重新進行整理。剛開始時,不知道如何如何 ] 去整理感覺找不到頭緒,後來老師告訴我們要先分類,然後把整理好的圖書和試卷按時間順序排列出來,最後在相應的地方貼上標籤就可以了。按照老師的要求,我們把試卷和圖書統一放在了檔案櫃和書架上。
3、統計資料室文檔的詳細信息,並用excel製作資料室文檔目錄表
為了方便以後迅速、準確的查找檔案,老師要求我們統計資料室現存檔案和圖書的詳細信息,並用excel製作一份詳細的目錄表。這項任務在實習過程中,對我們來説是比較艱難的。在整理過程中,需要的是耐心和細心,在製作目錄表時,首先應該瞭解並掌握excel表格操作的相關知識,還要考慮製作的直觀性和美觀性。細節決定成敗,excel表格的注意點有很多,稍微不注意,都會出現差錯。在剛開始的製作過程中,不知道如何設計表格的樣式,思考了很長時間,才有了一個初稿,在老師的指導下,又不斷完善目錄表,最終形成了一份內容比較全面的目錄表。
4、瞭解如何使用複印機、打印機和圖書裝訂機的方法
由於在整理檔案過程中,需要複印、打印材料,因此向老師請教了有關複印機和打印機的使用方法。整理圖書時,需要把能夠裝訂的圖書單獨存放起來,統一用圖書裝訂機進行裝訂。
(二)實習中資料的收集和總結
由於祕書這個職位,技術上的勞動並不多,大多是瑣碎重複的工作,因而祕書在工作中可能遇到很多挫折。例如,與領導溝通不好,對瑣碎重複的工作感到厭煩。在實習過程中,因為工作開始時沒有及時和老師溝通,老師安排的一些任務完成的並不是很好,有些工作甚至出現了返工的現象,每次返工時,其實心裏是不情願的,但是還是要按照老師的要求重新整理了一遍。其實在這個過程中,磨練了自己的性格,培養了耐性。
團隊的合作意識在工作中也是不可缺少的,在實習過程中,我與其他四位同學在一個辦公室裏辦公,老師安排的任務,通過我們的分工協作來完成。看似繁雜的任務在我們的共同努力下,圓滿的完成了工作,而且還提高了效率。
在實習過程中,老師把迎評資料室的鑰匙,交給了我們,這是對我們的信任,我們的責任也顯得更重了,我們還要做好迎評資料室的安全工作,注意防盜,保護資料室的重要文件,離開資料室及時關燈,鎖門,檢查門窗,這也是祕書工作的重要方面。
四、實習感想
整個實習過程還算比較理想,既有收穫的喜悦,也有一些遺憾。以前對文祕工作的認識僅僅停留在表面,只是看人做,聽人講怎麼做,未能親身感受,具體處理一些工作時還不能領會其精髓。通過這次實習,我加深了對文祕教育專業的瞭解,豐富了我的實際管理知識。
雖然這次實習時間不長,但是它讓我體會到了“紙上得來終覺淺,絕知此事要躬行”的真正含義。對我而言,社會和單位才是最好的大學,理論聯繫實際,理論與實踐相結合,才能真正有所收穫。
山東農大 程 龍
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