学社联办公室资料管理制度
一、外部档案(以靠门段开始)
1、墙上:
宣传部:借用展板情况登记
相关部门:宣传部
部门职责:各部门相应的职责制度等
相关部门:学社联所有部门
社团注册表/签到表:学期初各协会注册/会长大会、会长论坛等会长的登记情况
相关部门:办公室
会议记录:学社联干部会议、各部门会议记录
相关部门:办公室、其他部门
备用夹(1个):按不同时期各部门的需要经申请后可以使用
相关部门:学社联所有部门
2、文件架内:
活动申请表:左边放活动申请表,上层是未批的申请表,下层是已批的申请表;右边为未批活动的相应策划书
相关部门:办公室、监察部、公关策划部、财务部
活动策划书:已批活动的策划书
相关部门:办公室
活动总结:协会活动结束后相应活动的总结
相关部门:办公室、信息部
信息部:协会相关活动的稿件
相关部门:信息部
监察部评分表:监察部对于各协会活动的评分
相关部门:监察部
备用(2-3个):按不同时期各部门的需要经申请后可以使用
相关部门:学社联所有部门
为加强学社联办公室的资料管理,方便查阅,特制定如下制度:
1、 文件夹须按上述顺序位置放好
2、 各类文件按类别及上述摆放要求放于指定文件夹中,不可混放
3、 办公室桌上散乱的文件、表格应及时放入相应文件夹中
4、 抽屉中文件须按类别叠放好
5、 及时更新文件夹,将陈旧文件放入相应的档案袋中,(按文件的有效期,一般为两周整理一次)
6、 其他部门要使用备用文件夹须向办公室人员提出申请,经同意后方可使用(联系人:)
二、柜内档案(顺序从上往下)
层数 | 分类 |
一层 | 学术类 综合素质类 体育类 |
二层 | 文艺类 社会实践类 已撤销协会 |
三层 | 内部资料 各协会资料 其他资料 |
四层 | 内部资料 内部部门资料 公共物品(物质) |
档案柜内资料管理制度
1、 各协会均设一个档案袋,并按性质分类
2、 档案柜内壁上张贴协会资料导向表,便于查阅
3、 档案袋中资料须按时间顺序依次放置
4、 档案袋上设置标记
5、 学社联内部资料仅供学社联内部人员当场查阅,不外借
6、 协会资料仅供学社联内部人员及协会内部人员当场查阅与复印,不外借
7、 向办公室借阅资料需详细记录在案,包括借用资料名称、借阅时间,借阅方单位、借阅人名称、联系方式,学社联经手人姓名及联系方式
8、 协会在非值班时间不得借阅资料
备注:若出现以下几种情况者:
1、私自使用备用文件夹而未申请
2、私自将资料外借
3、不同程度破坏资料
第一次口头批评并禁止使用办公室文件资料两周,第二次则禁止其再次使用办公室文件资料
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