关于做好收文管理工作的通知
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各部门、各企业: 随着市场经济步伐的不断加快,企业与党政机关和社会各界的交往日益频繁,各类文件和信息资料的交流也随着增加。及时、规范、恰当地处理好这些文件和资料,对于及时了解政策,掌握行情,收集信息,完成上级交办的各项事务,促进企业规范管理,都有着非常重要意义。为切实做好此类文件、资料的管理工作,现做出如下通知:
一、建立收文登记制度,集团公司收到的党政文件,除无保存价值的信函、信息、宣传资料等之外,一律由综合办公室分门别类进行登记、转办、保管、存档。
二、综合办公室应指定专人负责收文工作,建立收文登记薄和收文档案。收文时要对收文日期、收文号、来文机关、文件名、件数等逐一进行登记。
三、集团领导和各部门、各企业直接收到上级发来的公文,或参加会议带回的文件或其他物品(包括奖牌、奖杯、锦旗、证书等),应在最短时间内
(一般在当天或次日上班后)交综合办公室,办公室应办理登记和交接手续。
四、集团公司建立相应的收文处理流程,对需要传阅、传达或转办的文件进行规范处理。基本流程是:文件登记——办公室主任阅批——行政副总裁批示——承办部门执行——结果反馈——文件归档。
五、为了加快文件传递速度,避免延误工作,有的急件或部门必需的文件,承办部门可先将有关文件复印使用,再将原件交综合办公室。
六、参加会议或培训人员,除及时移交文件和材料外,必要时还应将文件以外的重要事项整理成简要的文字材料,以书面文秘范文-形式提交办公室。外出培训的人员一般应在培训结束后提交一份培训提纲给办公室,经有关领导审阅,认为有必要的可通过OA发送给全体(或部分)人员学习,做到资源共享、信息互通。
七、为切实做好此项工作,办公室应加强对收文工作的监督检查,对不及时移交或遗失、擅自处理文件的应提出警告;对因积压、遗失文件而造成不良后果的,要追究当事人的失职责任。
八、各企业的收文工作,可参照此通知执行。 特此通知
××集团有限公司
200X年二月二十日
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