董事长办公室秘书岗位职责及工作流程
办公室职责3W
董事长办公室秘书岗位职责及工作流程
工作内容
工作要求
工作流程
一、
办公室
内 务
1 、办公环境
明亮整洁
一尘不染
家具摆放整齐
办公桌无文件累积
文件整齐规范
图书排放整齐
1、 每天准时上班。
2、 开窗通风。
3、 清洁办公室:每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次。
4、 清理花木:鲜花每天换水一次,其他花木没有枯叶、杂草。
5、 为董事长备好茶水(董事长到办公室的同时)。
6、 每天下班前清理办公桌一次,关闭好门窗、电源等。
7、 及时清理办公、生活垃圾,不让垃圾在室内过夜。
8、 每两周吸尘一次。
2 、文件管理
流程齐全
分类合理
处理及时
管理规范
1、 对所有文件先进行识别,并分类登记,再分别办理。
2、 外来红头文件:填写收文处理单,向周浦秘书办索要收文编号,及时送批和传递发放,并留下记录。
3、 内部红头文件:作好收文记录并放置在待处理文件夹内,便于董事长看阅。
4、 外来公函、通知及文字资料:及时送交董事长阅示,根据董事长批示正确办理(不急的文件资料放置在待处理文件夹内)。
5、 内部通知、报告:及时送交董事长阅示,根据董事长批示正确办理(不急的文件资料放置在待处理文件夹内)。
6、 公司各部门(单位)送交董事长签字的,根据送交人的意见给予及时传递办理。
7、 重要的和紧急的文件,须提醒董事长。
8、 每天将送交董事长批示、看阅的文件清理一次,并核对登记记录。
9、 根据文件积累的情况及时进行存档,并作好相应记录,便于查阅。
二、来宾接待
彬彬有礼
热情接待
1、 笑脸相迎,茶水相待。
2、 询问来宾情况:来访目的,有无预约及身份情况等。
3、 索要名片。
4、 及时向董事长请示。
5、 按董事长意见引见,接待(按情况给予续茶水)。
6、 根据客人来访时间及职务等级,征询领导意见后确定是否客餐、宴请。
三、会务服务
1、 董事会
准备充分
安排周全
接待周到
组织完善
1、 会议议程的拟定。
2、 确定与会人员。
3、 会议通知起草和发送。
4、 会议文件的准备。
5、 会议场所的确认及会场布置。
6、 会议签到及记录。
7、 与会人员的接待工作。
2、 工作会
1、 检查会场环境是否干净整洁。
2、 检查会议通知是否到位。
3、 检查会议文件准备是否齐备。
4、 会议人员的接待。
5、 会议期间的服务。
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中学办公室办事员岗位职责
1.在办公室主任的指导下,具体负责学校来文、来函的收发、转送、传阅及登记人册。2.负责区教育网上行政、党务方面电子通知的收发、转送。3.负责校长室、校办公室起草的有关行政方面的布告、通告、对外行文的抄写、打印及分发。4.负责教职工考勤登记、统计。5.负...
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公司办公室主任岗位安全职责
公司办公室主任岗位安全职责1、贯彻执行上级安全生产方针、法律、法规、政策和制度。2、协助企业领导贯彻上级有关安全生产指示,做好公司安全会议组织安排,对安全部门的有关文件材料及时审核安排打印下发。3、做好安全管理活动、新技术的宣传动员工作。4、组织安...
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董事长办公室主任岗位职责
董事长办公室主任是做什么的?本文提供董事长办公室主任的岗位职责例子,包括详细的工作内容及任职要求。职责描述:1:协助董事长、董事会秘书开展各项日常工作;2:负责董事长与各公司高管人员的联络工作;3:根据董事长意见,草拟公司股东会、董事会文件;4:负责公司股东会、董...
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综合办公室工作职责
1.负责与上级有关部门衔接,做好土地供应后出让方案的报批和催交出让金工作;国土资源部及省厅要求录入的软件和数据汇总。2.承担土地招标拍卖挂牌的具体事务性工作。3.负责收储、供应土地的信息发布、对外宣传,编辑土地储备简报。4.行使中心办公室职能,做好人事、财...