办公用品规范化管理制度
一、目的:
为了降低办公用品消耗,减少损失和浪费,使办公用品管理规范化,特制订本制度。
二、办公用品范围
2.1文具、纸张等文案用品;
2.1.1文案用品分为个人领用与部门领用两种。个人领用系个人使用保管的用品,如笔、笔芯、笔记本、胶棒等。部门领用系本部门共同使用的用品,如订书机、计算器、剪刀等。
2.2办公桌、椅、档案柜等用品;
2.3电脑、投影仪、打印机、复印机等办公设备以及公司集团手机卡。
三、办公用品的申购及发放
3.1各部门每月25日向行政部提出采购申请,经行政部核对并申报同意后由行政部统一采购、管理及发放。
3.2购入的办公用品须按类别,品种清点,验收,统一入库管理。
3.3办公常备用品每月10日、20日两天进行发放,领用时秉承以旧换新原则,由领用人签字,说明物品名称、数量等,以控制文具消耗。
3.4办公设备及桌椅等由财务部负责核实,行政部根据需要采买发放。
四、办公用品的管理
4.1各部门应本着节约的原则使用办公用品。
4.2任何人未经过允许不得擅自领取办公用品,不得挪用办公用品及其他物资。
4.3电脑、投影仪、打印机、复印机等办公设备及公司集团手机卡均由专人管理,如有遗失或损坏,应由管理人全权负责。
4.3.1电脑管理
保证机器的正常开关机;
严禁使用过程中冷关机,对硬盘造成损伤、缩短固件的使用寿命;
严禁玩电脑游戏、上网聊天;
严禁登陆不良网站及非法网站。
定期对电脑进行杀毒;
使用完毕后请按照正常关机顺序关闭主机及显示器。
4.3.2打印机、复印机:
保证机器的正常开关机;
定期对设备进行维护;
复印机连续工作正反面20张时,请待机8分钟;
各部门应保证机器所需耗材、纸张充足,及时向行政部领用;
4.3.3投影仪
保证机器正常开关机;
关机后静待风扇停止后方可切断电源;
使用过程中保持良好的通风环境,不要堵塞通风口;
禁止倾斜90°角以上播放文件;
使用时间超过两小时需断电休息10分钟。
4.3.4集团手机卡
公司凡试用期满的员工,必须统一使用公司的集团手机卡,否则不享受公司的话费补贴(特殊情况经经理批准后除外)。
集团手机卡领用者必须严格遵守使用制度,如有损坏、丢失,及时报行政部予以补办、处理。
集团手机卡仅供领用者在公司任职期间使用,离职时必须到行政部办理相关退还手续。
4.4办公设备管理者具有保管与维护责任,不得擅自委托他人保管。因特殊原因不能及时收回时,需指定专人负责保管。
4.5办公设备要注意维护保养,严格按操作规程进行操作,当设备出现损坏时,须报直属上级领导决定后方可修理。
4.6经检查确认破损办公器具、设备已没有修理必要时,办公用品管理员向直属上级领导请示,予以报废处理。
4.7严禁把办公用品带回家私用。
4.8凡纯属人为原因致使办公器具、设备损坏或有意破坏者,追究其责任并照价赔偿。
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